Liệu bạn đã bao giờ nghe qua về Drop List chưa? Đây là một phương tiện tương trợ bạn rất nhiều trong công việc, nhất là đối với những bạn cần thực hiện hàng trăm, hàng nghìn thông tin trên cùng một sheet. Vậy nên, hãy cùng ThuthuatOffice khám phá những cách tạo Drop List trong Excel ở bài đăng này để hiểu hơn về phương tiện này nhé.
Drop List trong Excel là gì
Drop List, hay trong tiếng Việt còn được gọi là thực đơn đổ xuống trong Excel, là kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi. Một số công dụng phổ biến của nó với thể kể tới là:
- Tạo danh mục cần nhập vào ô.
- Tạo được những đặc tính (tên, nghề nghiệp,…) nhằm phục vụ mục đích lấy thông tin.
- Sở hữu thể thực hiện chấm công thông qua Drop List.
- Sở hữu thể thuận tiện quản lý hàng, kho thông qua Drop List.
Những cách tạo Drop List mà ThuthuatOffice sắp giới thiệu tới bạn đều với thể vận dụng cho mọi phiên bản của Excel. Tức là, cách tạo Drop List trong Excel 2010 hay 2016 thì đều với những bước thực hiện hoàn toàn giống nhau.
Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công
Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công rất thuần tuý, bạn với thể làm theo những bước sau:
- Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
- Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, bạn nhập tên những thành phần cần tạo list.
Lưu ý: Lúc nhập tên những thành phần, bạn cần lưu ý ngăn cách chúng bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ: Nam;Nữ
Sau lúc hoàn thành nhập những thông tin, bạn nhấn OK để hoàn thành.
Kết quả:
Cách tạo Drop List trong Excel từ liên kết dữ liệu với sẵn
Lúc bạn đã tạo riêng một bảng những dữ liệu cần nhập vào Drop List, thì cách tạo Drop List trong Excel sẽ diễn ra như sau:
- Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
- Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, bạn nhấp chuột vào hình ô vuông bên nhỏ bên phải:
Sau đó chọn những thành phần đã được bạn tạo sẵn và nhấn ENTER:
Excel sẽ tự động nhập vào mục Source cho bạn như thế này, bạn nhấn OK.
Kết quả:
Cách tạo Hai Drop List phụ thuộc trong Excel
- Bước 1: Tạo những bảng tính bao gồm những thông tin cần nhập.
Ví dụ:
- Bước 2: Đặt tên cho những thành phần được nhập bằng cách: Bôi đen từng cột, nhấn chuột phải chọn Define Name…
Ví dụ: trong danh sách dưới đây sẽ cần đặt tên 3 lần cho 3 cột tương ứng là Danh sách phụ trách team Đỏ, Danh sách phụ trách team Vàng và danh sách phụ trách team Xanh.
Hộp thoại New Name hiện lên, bạn nhập tên vào mục Name và nhấn OK. Lưu ý là tên bạn nhập ko được với khoảng trắng và phải khớp với thông tin phụ thuộc (ví dụ Đỏ, Vàng, Xanh).
- Bước 3: Bôi đen những ô cần tạo Drop List. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, bạn chọn Data Validation…
- Bước 4: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, bạn nhập công thức sau và nhấn OK.
Trong đó, ở phần liên hệ ô phụ thuộc, bạn cần nhập vị trí ô trước hết chứa thông tin phụ thuộc.
Như ở ví dụ bên dưới, cột Phụ trách viên sẽ phụ thuộc vào việc Team Đỏ, Vàng hay Xanh. Chính vì lí do đó, liên hệ ô khởi đầu của thông tin phụ thuộc sẽ là ở cột Team, tức là liên hệ là C7.
Kết quả:
Cách tạo Drop List trong Excel với Data Validation tăng
Ko cho phép nhập dữ liệu khác ngoài danh sách thả xuống
Lúc bạn đã tạo Drop List trong Excel cho bất kỳ một cột nào, nếu bạn muốn chỉ với thể lựa chọn những thành phần bạn đã tạo cho cột đó từ danh sách thả xuống, bạn nhớ tick chọn ô In-cell dropdown lúc bảng chọn Data Validation hiện lên.
Lúc đó, bạn sẽ chỉ được lựa chọn dữ liệu đã tạo Drop List trong Excel mà ko được nhập dữ liệu khác từ bên ngoài. Nếu bạn nhập dữ liệu khác, Excel sẽ báo lỗi.
Thêm hoặc xóa một mục trong Drop List
Chỉnh sửa Drop List dựa trên một dải ô
- Bước 1: Thêm hoặc xóa bất kì ô nào bạn mong muốn trong cột thông tin của bạn.
- Bước 2: Chọn những ô cần chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
- Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, nhấp vào biểu tượng vuông nằm kế bên và chọn lại vùng thông tin sau lúc đã thêm hoặc xóa.
- Bước 3: Nhấn tick vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings. Cuối cùng, nhấn OK.
Chỉnh sửa Drop List chứa những mục được nhập theo cách thủ công
- Bước 1: Chọn ô cần chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
- Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, bạn chỉnh sửa những thành phần như mong muốn.
- Bước 3: Nhấn tick vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings. Cuối cùng, nhấn OK.
Tạo danh sách thả xuống động bằng hàm OFFSET
Nếu bạn tạo Drop List trong Excel ở dạng động, lúc bạn chỉnh sửa thông tin của những cột dữ liệu thì phần Drop List của bạn cũng sẽ được tự động cập nhật theo. Việc này giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời kì cho bạn trong công việc.
- Bước 1: Tạo những bảng tính bao gồm những thông tin cần nhập.
- Bước 2: Đặt tên cho những thành phần được nhập bằng cách: Bôi đen từng cột, nhấn chuột phải chọn Define Name… Bạn đặt tên trong cột Name, lưu ý đặt tên ko với dấu cách. Sau đó ở mục Refers to, bạn nhập công thức:
Ví dụ:
- Liên hệ ô khởi đầu ở đây là liên hệ ô khởi đầu của cột cần tạo danh sách thả xuống, trong ví dụ sẽ là ô C7.
- Cột cần tạo Drop List là liên hệ từ ô đầu tới ô cuối của cột, trong ví dụ sẽ là C7:C14.
- Bước 3: Bôi đen những ô cần tạo Drop List. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, bạn chọn Data Validation…
- Bước 4: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện những bước:
- Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
- Ở mục Sources, bạn nhập công thức sau và nhấn OK.
Ví dụ: ở hình trên, tên của cột mới tạo là Xanh, thì lúc đó, mục Sources sẽ nhập là: =Xanh, cuối cùng nhấn OK.
Kết quả:
Sau này, lúc bạn thêm mới vào cột thông tin, cột Drop List sẽ tự động cập nhật:
Cách đánh dấu Drop List chưa nhập liệu
Lúc tạo Drop List trong Excel với những danh sách dài, bạn sẽ cần đánh dấu ô trống để dễ quản lý và chỉnh sửa. Để làm được điều này, ở bước tạo Drop List, bạn bỏ tick ở ô Ignore Blank.
Sau đó, bạn ko cần lựa chọn lại cột là Drop List mà miễn bạn ở trong trang tính này, thì bạn chỉ cần vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Circle Invalid Data.
Kết quả Excel sẽ khoanh tròn những ô trống chưa được nhập liệu:
Để xóa đánh dấu, bạn chỉ cần vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Clear Validation Circles.
Cách xóa Drop List trong Excel
- Bước 1: Chọn ô có danh sách thả xuống. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…
- Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện ra, bạn nhấn Clear All và nhấn OK.
Ngoài ra, bạn cũng với thể tham khảo những mẹo dưới đây của ThuthuatOffice về Excel:
- Cách in Excel với tiêu đề lặp lại
- Hàm xếp hạng trong Excel
Sau bài đăng này, vững chắc bạn đã với thêm những tri thức về Drop List cũng như cách tạo Drop List trong Excel. Đừng quên Like, Share bài viết, cũng như ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để biết thêm nhiều thủ thuật hay ho nhé.
Excel -
