Email Marketing là một trong những kênh truyền thông ít giá bán nhất trong thị trường Digital Marketing. Tuy nhiên, những nhà marketer hiện nay vẫn chưa thể thành công trong việc chinh phục những chiến dịch Marketing qua Email. Nguyên nhân rất to ngăn cản sự thành công này là tình trạng Spam Mail. Mặc cho tỉ lệ chuyển đổi của kênh này tương đối thấp, ko tạo ra lượng khách hàng dồi dào như những kênh truyền thông khác, nhưng việc bỏ lỡ một thời cơ kinh doanh, nhất là trong giai đoạn lên ngôi của truyền thông tích hợp đa kênh, là sự lựa chọn sai trái của nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể chấp nhận mail gửi đi sẽ tiếp tục spam, hoặc bỏ hoàn toàn kênh email và tập trung vào những kênh truyền thông khác, tuy nhiên sẽ tối ưu hơn cả nếu thông qua bài viết này, bạn biết được nguyên nhân Spam Mail và cách để khắc phục chúng hiệu quả.
| EQVN là đơn vị tiên phong trong ngành nghề đào tạo Digital Marketing từ năm 2009 và là đối tác chính thức của Facebook và Google. Với kinh nghiệm hơn 19 năm giảng dạy, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức Digital Marketing và kiến thức về quản trị doanh nghiệp mới nhất và hữu ích nhất! Tìm hiểu thêm về EQVN tại đây nhé! |
1. Spam Mail là gì?
Spam Mail hay còn gọi là thư rác, là những thư điện tử được gửi quá nhiều, chứa thông tin quảng cáo từ những tư nhân hoặc tổ chức ko mang nguồn gốc rõ ràng.
Ngoài ra, những loại Spam Mail thường mang chất lượng thư rất thấp, cố tình lường đảo người đọc để phân phối thông tin tư nhân hay số thẻ tín dụng.
Spam Email đã trở thành vấn nạn mà bất cứ nhà phân phối email nào cũng tốn nhiều thời kì và giá bán lúc gặp phải. Vậy nguyên nhân nào dẫn để email bị đưa vào tình trạng spam? Hãy cùng EQVN tìm hiểu nhé.
2. Nguyên nhân và cách khác phục mail bị vào spam
Sở hữu nhiều nguyên nhân dẫn tới tình trạng này, được chia thành hai vấn đề to: vấn đề về kỹ thuật và vấn đề do cách thức triển khai.
2.1. Vấn đề về kỹ thuật
2.1.1. Địa chỉ email giả mạo
Vấn đề này xảy ra lúc liên hệ email của bạn trông như đã được viết sai cách. Như việc thay thế chữ O bằng số 0 trong liên hệ đó.
Với những khách hàng tinh ý, họ sẽ nhận ra điểm khác biệt và sai sót từ địa chỉ email của bạn, từ đó sẽ phát sinh những suy nghĩ tiêu cực về thương hiệu của bạn như địa chỉ email giả mạo hoặc thương hiệu ko chuyên nghiệp.
2.1.2. Mail từ người gửi chưa xác nhận
Lý do của việc này do bạn chưa mang cấu hình xác thực domain. Cụ thể hơn, bạn chưa khai báo cho cổng gửi mail (SMTP) biết mình là chủ sở hữu của domain này, làm cho người sử dụng sẽ ko biết email đó được gửi từ người nào. Lúc đó, họ sẽ nhận được cảnh báo rằng:
“Đừng nên trả lời hoặc mở bất kỳ liên kết kèm theo nào cho tới lúc liên hệ email này được xác minh”.
Vì vậy, để email của bạn ko dính tình trạng spam mail, hãy khai báo SPF, DKIM… Sau đó, những đơn vị phân phối cổng gửi mail sẽ cho bạn những record như hình bên dưới, để thêm vào trình quản lý domain của mình.
Sau lúc xác nhận thành công, bạn mang thể gửi mail đi và nhận được thông tin như hình dưới đây:
Ngoài ra, với những bạn đang sử dụng tài khoản gmail tư nhân, hãy chuyển sang email theo domain để tăng hiệu quả của chiến dịch Email Marketing.
2.1.3. Domain bị đánh dấu là blacklist
Quá khứ của một domain cũng tác động tới khả năng spam mail. Những domain trước đó đã bị spam nhiều và được đưa vào blacklist rất khó để vào whitelist domain.
Giải pháp để khắc phục điều này là mang thể tạo ra những sub-domain nhằm tăng tỉ lệ inbox trước lúc gửi mail với số lượng to hơn. Hoặc nhanh nhất, bạn mang thể sắm một domain mới chưa bị tác động để sử dụng.
2.1.4. Địa chỉ IP bị đánh dấu spam
Lúc sử dụng domain chung với một đơn vị cung cấp (domain share host) hoặc sử dụng nhà cung cấp email server của Một đơn vị ko đủ uy tín, sẽ cực kì rủi ro nếu Một người spam làm cho nguyên danh sách domain cùng Một host đó bị vạ lây.
Vì vậy, cách duy nhất để thay đổi điều này là thay đổi host hay email server của mình. Nhờ đó, tình trạng IP của bạn sẽ uy tín hơn và tránh được Spam Mail, truyền tải thông điệp tới khách hàng nhanh chóng hơn.
2.1.5. Sử dụng định dạng HTML
Theo nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, sử dụng html thì tỉ lệ rơi vào Spam Mail sẽ cao hơn so với sử dụng text đơn thuần. Do vậy, bạn cần phải lưu ý tới một số vấn đề sau để ko dính Spam Mail:
- Thiết kế đúng kích thước hiển thị lúc tới Mailbox
- Ko để hình ảnh quá nặng
- Ko sử dụng nhiều font chữ, hoặc quá nhiều màu sắc làm người đọc mất tập trung
- Rà soát cách trình bày, giao diện hiển thị của mail trên từng thiết bị mobile, máy tính… trước lúc gửi đi.
Ngoài ra, việc bạn hạn chế sử dụng html cũng là một cách để tránh dính Spam Mail.
2.1.6. Dùng Template có sẵn
Tương tự với việc sử dụng cùng Một host, việc sử dụng một template mang sẵn cũng chứa rất nhiều rủi ro. Lấy ví dụ nếu mang người nào đó đã mang mẫu email này đi spam và bạn là người tiếp theo sử dụng template này, bộ lọc của Email sẽ nhanh chóng nhìn thấy và đưa bạn vào spam.
Vì vậy, bạn nên tự tạo cho mình một email từ trang trắng là tốt nhất, bởi thuần tuý thì mọi người dễ chú ý thông điệp hơn.
2.2. Vấn đề khác
2.2.1. Ko được người nhận cho phép gửi Mail
Nguyên tắc số Một để thành công trong Email Marketing là được sự đồng ý nhận mail từ khách hàng. Và dĩ nhiên, việc sắm thật nhiều data để gửi mail sẽ đẩy bạn nhanh chóng vào tình trạng Spam Mail.
Lúc nhận được Một email từ người lạ, nếu đó là video bạn ko hứng thú, thì khả năng cao bạn sẽ report nó vào mục spam, và người đọc của bạn cũng tương tự. Lúc họ đưa email của bạn vào Spam Mail, tài khoản của bạn sẽ bị khóa và domain bị giảm uy tín, làm cho bạn bị liệt vào blacklist.
Vậy điều gì khắc phục vấn đề này? Câu trả lời là tạo ra những form để người sử dụng tự nguyện điền thông tin và cho phép bạn mang quyền gửi email cho họ.
2.2.2. Người nhận đã unsubcribe hoặc chuyển vào hộp thư spam
Người nhận đã hủy đăng ký khỏi email của bạn, nhưng bạn vẫn cố nhồi nhét email tới họ, cứng cáp email của bạn sẽ trở thành Spam.
Hoặc trong một vài tình huống là, khách hàng đã quên bạn dù chính họ đã tự nguyện điền vào form thông tin của bạn. Sau đó, họ sẽ report bạn là Spam Mail. Và nếu với hơn một nghìn trường hợp oái oăm tương tự, tình trạng thư của bạn cũng nhanh chóng bị chuyển vào mục Spam.
Giải pháp lúc gặp trường hợp này cũng khá là thuần tuý. Bạn chỉ cần đính kèm dòng lưu ý người đọc check mail sau lúc đã điền form. Bạn mang thể tự động phản hồi email ngay sau lúc họ điền form với dòng thông tin như “Chúng tôi đã gửi cho bạn tài liệu A tới liên hệ email của bạn, vui lòng rà soát email trong tất cả hộp thư để xác nhận tài liệu. Xin cảm ơn”, đây được xem như một hình thức thông tin với khách hàng, là cách để giảm lượt unsubcribe email hiệu quả
2.2.3. Tỷ lệ mở email thấp
Điều này mang thể tiện dụng thấy lúc bạn gửi rất nhiều email nhưng nội dung chưa thu hút họ. Những bên phân phối nhà cung cấp email nhìn thấy người sử dụng của bạn hiện ko quan tâm và sẽ đưa bạn vào mục Spam Mail.
Để cải thiện tỷ lệ mở email này, bạn cần chia nhỏ danh sách data email hiện tại của bản thân để đánh nội dung xác thực tới đúng đối tượng mục tiêu của mình. Ngoài ra, để tối ưu chủ đề và tỷ lệ mở mail, bạn mang thể tiến hành những A/B testing với sự tương trợ của Mautic vào email của mình.
2.2.4. Thời gian sử dụng email của người dùng quá thấp
Bộ lọc thư rác từ Email sẽ thẩm định tần suất người sử dụng email. Trong trường hợp bạn gửi mail rất thường xuyên tới một liên hệ email rất lâu ko sử dụng hoặc tần suất sử dụng thấp, họ sẽ cho rằng bạn đang Spam Mail.
Nguyên nhân của việc này mang thể từ cách triển khai của bạn hoặc thói quen khai thác data hiện tại. Bạn sẽ sắm một lượng to data nhưng nguồn gốc đã từ 5-7 năm trước thì chất lượng của tệp data đã ko còn như trước.
Do vậy, bạn nên thường xuyên lọc sạch danh sách data email của mình. Hãy thường xuyên tương tác với họ để thẩm định mức độ tương tác, nếu mang thể, hãy xóa những data ko nhận được tương tác trong thời kì dài để ko tốn thời kì vô ích. Một cách khác là bạn mang thể chạy campaign để xóa tất cả những contact trong vòng Một tháng mà ko nhận được open mail.
2.2.5. Chứa từ khóa Spam Mail
Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê bảng từ khóa ko nên đưa vào email để tránh rơi vào mục Spam Mail.
Ngoài ra, những email mang mưu mô lường đảo cũng dễ được nhà phân phối email liệt kê vào mục Spam. Bởi những email này sẽ cố lừa người đọc san sẻ thông tin tư nhân, như mật khẩu hoặc số thẻ tín dụng của họ.
2.2.4. Nội dung Mail trống
Đừng bao giờ gửi Email với nội dung trống. Vì đơn giản là email của bạn ko mang lại lợi ích gì cho người xem, ngược lại còn khiến họ khó chịu lúc phải xem những email vô ích như vậy, do đó tỷ lệ địa chỉ email của bạn bị đưa vào hộp thư spam là rất cao.
3. Cách hạn chế thư bị vào hộp thư Spam Mail
3.1. Ko sử dụng địa chỉ email gửi đi để test cho chính nó
Sai trái nhiều nhất của những nhà tiếp thị lúc muốn rà soát nhà cung cấp hoặc phần mềm Email Marketing là lấy liên hệ email của chính mình gửi lại mail cho chính mình.
Điều này mang thể rất thường nhật đối với bạn. Tuy nhiên, hai tài khoản gửi và nhận trùng nhau sẽ ko hợp thức đối với nhà phân phối Email và được liệt vào danh sách Spam Mail.
Hộp thư điện tử chỉ phục vụ cho mục đích liên lạc giữa những tài khoản email khác nhau, nên hầu hết bạn sẽ bị đưa vào Spam Mail. Chỉ một số ít trường hợp may mắn, mail của bạn nằm ở mục Inbox và được gắn nhãn Thư Quan Trọng.
3.2. Nên sử dụng Gmail để gửi Mail
Yahoo! Mail hiện tại ko còn được tương trợ tốt, lúc bạn muốn gửi và nhận được thư hầu như đều phát sinh lỗi. Vì vậy, Gmail là lựa chọn tốt cho sự thành công của những chiến dịch Email Marketing. Trong trường hợp bạn sử dụng mail có domain của riêng doanh nghiệp, hãy đảm bảo địa chỉ email đó đã được xác minh.
3.3. Kiểm tra tiêu đề Mail và nội dung trước lúc gửi
Dòng tiêu đề email là điều trước tiên mà người sử dụng nhận thông tin lúc mở một email. Vì vậy, nó cũng là phần thông tin quan yếu nhằm tách biệt bạn so với những loại thư rác khác, để nhà phân phối Mail thẩm định bạn thuộc nhãn Inbox hay Spam Mail. Vì vậy, một số những email có tiêu đề ko hợp lệ cũng sẽ tăng nguy cơ khiến email bị đánh dấu là spam mail, ví dụ như:
- VIẾT HOA TOÀN BỘ CÁC KÝ TỰ BÊN TRONG TIÊU ĐỀ VÀ NỘI DUNG
- Lạm sử dụng những ký tự đặc thù như !!!! % # & * ? $ @
- Sử dụng những từ ngữ so sánh với mức độ dày đặc
Ngoài ra, bạn cũng nên linh hoạt đổi mới tiêu đề cùng nội dung của mỗi chiến dịch. Ko chỉ để giảm tình trạng Spam Mail, việc lặp lại những thông tin cũ cũng làm giảm tỷ lệ mở mail của bạn. Người sử dụng sẽ cho rằng bạn nhàm chán và ko mang trị giá để buộc họ mở Email. Điều này sẽ trực tiếp làm giảm hiệu quả của những chiến dịch Email Marketing.
3.4. Ko nên chèn nhiều ảnh vào Mail hoặc Mail chỉ chứa duy nhất một ảnh
Những thông điệp được chuyển toàn bộ thành hình ảnh sẽ ko truyền tải hết thông tin mà bạn muốn, làm tăng khả năng làm cho email của bạn chuyển thành Spam. Chưa kể, một số ứng dụng đọc email mang chế độ chặn hiển thị hình ảnh mang thể làm cho thông điệp của bạn trở nên công cốc, biến bạn trở thành một email trống.
Để thay đổi điều này, bạn mang thể thiết kế mẫu email bao gồm cả text và hình ảnh.
3.5. Hạn chế đặt liên kết trong Mail
Bộ lọc thư rác của email sẽ thường xuyên rà soát những URL của bạn. Một lúc liên kết của bạn dẫn tới một tên miền mang tên tuổi xấu, bị spammer lợi dụng phát tán virus độc hại, bạn mang thể sẽ bị thẩm định xấu và tiếp tục được đưa vào mục Spam Mail.
Ngoài ra, trong những chiến dịch quảng cáo, những URL ko bị thẩm định spam như link website, URL ảnh hay link driver tài liệu cũng cần được cân nhắc một cách kỹ lưỡng. Bởi sau một thời kì sử dụng trong những chiến dịch tiếp thị hàng loạt, những liên kết này cũng mang thể làm giảm hiệu quả Inbox của email, làm cho công sức tạo ra thông điệp của bạn sẽ ko tới được người sử dụng mục tiêu.
Vì vậy, để khắc phục Spam Mail, sau mỗi chiến dịch, bạn nên thay lại URL mới. Ngoài ra, nếu bạn muốn viết website vào nội dung email, hãy chỉ sử dụng dạng text của nó mà ko đính kèm liên kết.
3.6. Tránh copy nội dung Mail từ nguồn bên ngoài
Phần mềm Email Marketing mang phương thức hoạt động khác với hộp thư Gmail, Microsoft Word, Excel, hoặc bất kỳ mạng xã hội nào khác.
Vì vậy, lúc sao chép từ những nguồn thông tin khác bên ngoài, bạn sẽ đem theo cả những mã html dư thừa hoặc tệ hơn là ko tương thích với phần mềm email của mình. Điều này vô tình làm cho mail của bạn toàn mã html rác và bị bộ lọc thư rác chuyển ngay vào mục spam.
Để tránh được điều này, bạn nên soạn nội dung trực tiếp trong phần mềm gửi email của mình thay vì lấy từ những nguồn bên ngoài.
3.7. Ko đính kèm link JavaScript, Form Code hoặc Video
Nếu như bạn đính thêm video vào mẫu email, mail của bạn rất dễ gặp vấn đề bảo mật và giảm tương tác, dễ bị đánh vào mục Spam Mail.
Mặc cho khả năng tương thích của email với những khách hàng mới ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, hãy lưu ý đừng gắn trực tiếp video trong những chiến dịch Email Marketing của mình. Bạn chỉ cần kèm theo ảnh chụp màn hình của video đó, cùng một Hyperlink cho hình ảnh chụp. Người nhận mang thể nhấp vào đó và được chuyển tới những trang đích với nội dung đầy đủ hơn.
3.8. Loại bỏ danh sách khách hàng ko tiềm năng
Những khách hàng ko tiềm năng mà chúng tôi nói tới là những người mang thời kì sử dụng mail thấp, những người đã unsubcribe. Việc còn giữ những danh sách data cũ như này sẽ tác động hết sức nghiêm trọng tới tên tuổi của bạn.
Những chiến dịch mang một lượng to mail ko tồn tại hoặc mang tỷ lệ khiếu nại cao thường dễ bị những nhà phân phối email chặn khỏi nhà cung cấp. Do vậy, chỉ cần đối tượng mang trên 3 tháng ko tương tác với email, bạn hãy cân nhắc lọc họ khỏi data của mình.
Bộ lọc Gmail hiện nay cũng đã theo dõi Hành vi của người nhận với những email để thẩm định chất lượng của nguồn gửi tới. Nếu một email ko được mở trong thời kì dài hoặc bị xóa ngay lúc nhận… bạn sẽ bị Gmail cho rằng spam và cũng tăng dần tỷ lệ được đưa vào mục Spam Mail cho những chiến dịch sau này.
Vì vậy, duy trì một danh sách data tốt là cách tối ưu hơn cả. Danh sách này sẽ giúp bạn gửi thông điệp tới đúng người và khuyến khích họ tiếp tục tương tác nhiều hơn với bạn.
4. Lời kết
EQVN kỳ vọng qua bài viết trên đã giúp bạn tìm ra nguyên nhân và khắc phục email bị vào hộp thư spam mail hiệu quả.
Nếu muốn tăng tỷ lệ mở email hiệu quả, bạn nên nghiên cứu thêm những vấn đề khác nhau lúc triển khai chiến dịch Email Marketing của mình. Hãy cân nhắc tìm hiểu về khóa học Email Marketing tại EQVN để nắm bắt những nền tảng cũng như kỹ năng cần thiết lúc phân bổ thông điệp cho kênh Email.
- Thạo phương tiện Email Marketing
- Thực thi và đo lường phân tích hiệu quả chiến dịch Email Marketing
- Lên kế hoạch Digital Marketing
Ngoài ra, để mang thể phát huy mạnh mẽ lợi thế của truyền thông đa kênh, Khóa học Chuyên viên Digital Marketing sẽ là lựa chọn thích hợp cho bạn. Với lộ trình huấn luyện từ cơ bản tới tăng, khoá học thích hợp với tất cả người học, chỉ cần bạn mang ham, mang mong muốn ứng dụng ưu thế của những kênh truyền thông để xúc tiến hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, để củng cố và cập nhật thêm những tri thức về Digital Marketing mới nhất, bạn cũng mang thể truy cập Blog Kiến Thức Digital Marketing như một trang tham khảo uy tín và chất lượng.
- 11 Cách Dễ Dàng Để Giảm Tỷ Lệ Thoát Email
- 10 Sai Lầm Cần Tránh Lúc Tiếp Thị Qua Email
- Nguyên nhân làm cho bạn làm email marketing ko hiệu quả
:
