Để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả thì việc quản lý cũng cần được quản lý chặt chẽ để giảm thất thoát doanh thu. Và điều quan yếu nhất trong việc quản lý đó là cần năm bắt được những số liệu, giao dịch diễn ra để từ đó mang những bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho thích hợp. Dù là đối với một shop kinh doanh trà đá ven đường cho tới những chuỗi shop to, việc ghi chép xoành xoạch cần thiết.
Trong bài viết dưới đây, Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet sẽ đưa ra những cách quản lý shop hiệu quả nhất mà bạn hoàn toàn mang thể ứng dụng.
1. Quản lý bằng sổ sách - phương pháp truyền thống
Quản lý bằng sổ sách là một phương pháp đã mang từ rất lâu, từ thời phong kiến chúng ta đã mang thể thấy việc kinh doanh, thông thương đã được quản lý bằng cách ghi chép lại. Và lý thuyết về cách ghi chép tính toán trên giấy cũng chính là điểm cốt lõi của những hệ thống ghi chép bằng excel hay phần mềm hiện nay.
Tuy nhiên, để quản lý bằng sổ sách một cách hiệu quả thì mang nhiều điểm mà bạn cần quan tâm để trong quá trình quản lý tránh sơ sót và thất thoát.
1.Một Ưu, nhược điểm
Ưu điểm
- Ko tốn nhiều tầm giá quản lý, bạn chỉ cần một quyển sổ một chiếc bút, thước là mang thể bắt tay ngay và việc quản lý việc kinh doanh của mình.
- Tương đối tiện lợi và linh hoạt lúc sử dụng, mang thể thêm bớt nội dung theo nhu cầu tư nhân.
- Giúp người ghi chép nắm chắc về những số lượng được ghi trong sổ
Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc tra cứu lại thông tin trong sổ
- Việc lưu trữ bị hạn chế, và ngắt quãng trong trường hợp thay sổ
- Lượng thông tin được lưu trữ trong sổ sách khá hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày nay.
- Tính bảo mật kém và dễ bị mất thông tin trong trường hợp mất sổ.
- Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu.
- Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời kì, và khó theo dõi những thông tin để đưa ra những thẩm định cho tình hình kinh doanh hiện tại.
- Ko linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý.
1.Hai Những điều cần chuẩn bị
Đối với việc quản lý sổ sách thì “hành trang” cần cho bạn rất đơn thuần chỉ cần giấy và bút là bạn mang thể khởi đầu cho việc ghi chép của mình.
Tuy nhiên, bạn còn cần chuẩn bị thêm tri thức để tạo lập những thông tin cần thiết để quản lý như:
- Nguyên vật liệu (đối với ngành nhà hàng, quán ăn,...); hàng hóa, tồn kho mang chứa những thông tin về: tên loại hàng hóa/ vật liệu, số lượng, lịch sử nhập, xuất hàng
- Doanh thu theo ngày/ tháng/ năm
- Giao dịch bán hàng theo ngày
- Công nợ
- Một số khoản thu/ chi khác
1.3 Ghi chép bằng sổ sách thích hợp với những đối tượng nào?
Sở hữu thể thấy việc ghi chép bằng sổ sách khá hạn chế nên nó sẽ hữu dụng với những đối tượng như: hộ kinh thương buôn đình, những quán nước, quán ăn siêu nhỏ và chỉ cần ghi chép về tổng hợp ko quản lý tới từng giao dịch,... Những thông tin mật ko thể lưu trữ bằng những thiết bị điện tử.
2. Sử dụng excel - luôn miễn phí
Excel là một trong những phương tiện miễn phí nhưng rất hữu dụng trong việc quản lý shop. Với hệ thống ô, cột công thức, được thể hiện thông minh. Ứng dụng Excel hiện nay đã mang thể giải quyết được rất nhiều nhu cầu quản lý của những chủ shop.
Ngay cả giao diện cũng dễ theo dõi chỉ cần làm quen một thời kì là mang thể nắm bắt được hệ thống bảng biểu. Với việc xuất hiện của Google Spreadsheet và Excel Online, việc quản lý trên nhiều thiết bị đồng thời cũng được khắc phục.
2.Một Ưu, nhược điểm
Ưu điểm:
- Tiện lợi tạo mới, thêm mới những file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng do excel ko phụ thuộc vào nhà phát triển nào.
- Ko cần bỏ ra tầm giá sử dụng.
- Hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gân fn hư toàn bộ những nhu cầu quản lý shop hiện nay.
Tạo lập những bảng thống kê, báo cáo, phân tích từ những số liệu đã mang mà ko tốn thời kì
Nhược điểm:
- So với quản lý bằng sổ sách thông thường thì bạn cần đầu tư một số thiết bị như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Tuy nhiên, nếu so với mức độ phổ cập hiện nay thì nó ko hẳn là một trở ngại quá to.
- Cần mang tri thức mới mang thể sử dụng và quản lý shop với Excel. Dù hiện tại đã mang rất nhiều file mẫu để sử dụng nhưng bạn vẫn cần học cách sử dụng để hiểu và ứng dụng sao cho thích hợp với shop của mình. Và việc học này ko hề đơn thuần, bạn mang thể phải đi học thêm một số khóa học bên ngoài.
- Chức năng phân quyền còn chưa được thể hiện rõ ràng, điều này dẫn tới hai khả năng. Một là bạn sẽ một mình kiểm soát hết những file và phải thông qua bạn để sửa chữa những bảng này, hai là bạn sẽ phân quyền cho người khác (lúc sử dụng những ứng dụng excel online) và phải thật tỷ mỉ để bảng ko bị sửa, xóa ko đúng chỗ, ko thể khôi phục được dữ liệu
- Tính bảo mật kém. Do ko mang khả năng phân quyền quá nhiều nên độ bảo mật thông tin của excel còn chưa cao, mang thể tiện dụng bị chỉnh sửa, download mà bạn ko hề truy được nguồn gốc.
- Ko mang tính liên kết với một bên đối tác thứ ba để xử lý những giao dịch tưc thời như nhà cung cấp giao đồ ăn, vận chuyển,...
- Ko in được những loại hóa đơn khổ 80mm hoặc 57mm thông dụng mà chỉ mang thể in trên khổ B5 hoặc A2
- Dữ liệu tiện dụng bị mất.
2.Hai Những điều cần chuẩn bị
Từ những ưu nhược điểm trên bạn mang thể rút ra cho mình một số điều cần chuẩn bị nếu như muốn quản lý công việc kinh doanh của mình bằng excel
Hệ thống file mẫu chuyên sử dụng cho những mục đích khác nhau: file quản lý khách hàng, file quản lý hàng hóa, kho, file quản lý bán hàng,...
Tri thức về sử dụng excel từ cơ bản tới tăng, vì bạn ko chỉ cần điền thông tin mà còn cần lập báo cáo, phân tích dữ liệu nên việc đi học một khóa về excel là điều ko thể thiếu.
Sắp xếp và lưu trữ, phân loại những file theo hệ thống: Hàng hóa; Bán hàng, Viên chức, Khách hàng,...
Bổ sung những tính năng hoặc bảng liên kết với những bên thứ 3 như vận chuyển, giao đồ ăn,...
2.3 Excel thích hợp với đối tượng nào?
Tuy Excel mang thể giải quyết được hầu hết những nhu cầu sử dụng đối với một shop nhưng tính linh hoạt lại ko cao vì vậy khả năng ứng dụng cũng sẽ hạn chế.
Excel sẽ thích hợp với những shop mang quy mô nhỏ, lượng khách ko nhiều hoặc những quán ăn uống truyền thống ko cần in hóa đơn, chỉ cần tổng hợp lại số liệu cuối ngày.
Excel ko thích hợp với những shop mang quy mô to với nhiều chi nhánh, sẽ gây kho khăn trong việc thu thập dữ liệu và tính bảo mật ko được đảm bảo.
Những xưởng sản, hạ tầng sản xuất quy mô vừa và nhỏ ko phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày.
Hộ gia đình kinh doanh nhỏ như quán ăn, quán nước,...
3. Sử dụng những phần mềm offline miễn phí & trả phí
Những phần mềm quản lý bán hàng offline mang thể tương trợ những tiện ích cần thiết trong hoạt động kinh doanh của những shop. Những tiện ích tương trợ rất nhiều đầy đủ như: quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhập hàng, quản lý viên chức,...
3.Một Ưu, nhược điểm
Ưu điểm:
- Ko bị phụ thuộc vào Internet, tốc độ mạng.
- Tương trợ nhiều chức năng và công việc trong dữ liệu hoạt động kinh doanh. Số liệu xác thực được cập nhật thường xuyên.
- Miễn phí hoặc trả phí Một lần duy nhất, ko mất thêm phí nhà cung cấp tiếp theo.
Nhược điểm:
- Ko thích hợp với những hệ thống to mang nhiều chi nhánh cần mang Internet để đồng bộ dữ liệu
- Những phần mềm offline chỉ phát huy được ưu điểm của mình trong một thời khắc nhất định và sử dụng mạng nội bộ
- Tiềm ẩn nhiều rủi ro bất thần và chế độ an toàn dữ liệu hoặc trục trặc lúc hệ quản lý gặp sự cố
- Gặp trắc trở trong việc cập nhật và nâng cấp phần mềm.
3.Hai Một số phần mềm offline hiện nay
LAI
Tất cả những dữ liệu được lưu trong máy tính an toàn và tiện lợi. Sở hữu thể thao tác mọi lúc mọi nơi
Tính năng đồng bộ dữ liệu lên những ứng dụng lưu trữ trên điện thoại thông minh.
Vẫn mang thể sử dụng dù ko mang kết nối Internet.
Webkynang PRO
Sở hữu thể quản lý được hầu hết những hoạt động phát sinh trong quá trình hoạt động của shop như: dữ liệu hàng hóa và vật tư; lập báo cáo doanh thu theo ngày/ tháng/ năm; quản lý tầm giá bán hàng; quản lý tiền và đối chiếu doanh thu xác thực, lập phiếu thu-chi,...
HTsoft
Được thiết kế dành riêng cho những đơn vị, doanh nghiệp, chuỗi shop.
HTsoft sử dụng mạng LAN trên Windows, những nền tảng phổ biến hiện nay.
Phần mềm này mang thể tương trợ việc quản lý kho, doanh thu bán hàng, tình hình tài chính, công nợ, hóa đơn, quản lý bằng mã vạch.
Augess
Cũng hướng tới đối tượng là những doanh nghiệp to để quản lý phần doanh thu.
Augess sử dụng mạng LAN trên Windows. Những tính năng tương trợ cho việc bán hàng cũng tương đối giống với HTsoft
4. Sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng online - quản lý nhanh chóng hiệu quả
Những phần mềm quản lý bán hàng online đã xuất hiện để khắc phục những điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ. Giúp người sử dụng, những chủ shop, mang thể tiết kiệm thời kì, tránh tối đa những sơ sót, thất thoát tại shop.
Những phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều dễ sử dụng và thích hợp cho mọi đối tượng sử dụng.
BẠN CÓ BIẾT: Hiện nay Phần mềm KiotViet đang mang chương trình Sử dụng Thử hoàn toàn Miễn Phí. Đăng ký nhanh nhất tại đây:
4.Một Ưu, nhược điểm
Ưu điểm:
Phần mềm quản lý bán hàng online đã khắc phục được mọi thiếu sót của những cách quản lý trên, ko những thế loại hình quản lý này còn ngày càng hoàn thiện để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng.
- Quản lý mọi hoạt động của shop, từng giao dịch, từng hành động đều được ghi lại giúp việc quản lý được xác thực và giảm thất thoát.
- Quản lý, theo dõi được tình hình hàng hóa hiện mang trong shop theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo lúc mức tồn kho tới giới hạn cho phép
- Quản lý viên chức, chấm công, hoả hồng, lương thưởng.
- Tạo lập báo cáo, bảng biểu thống kê tiện dụng giúp bạn theo dõi tình hình phát triển hiện tại ở shop
- Sử dụng đơn thuần, giao diện thân thiện với mọi đối tượng, ko cần mang tri thức chuyên môn về kỹ thuật vẫn mang thể sử dụng.
- Đồng bộ hoạt động kinh doanh nếu như shop mang nhiều chi nhánh
- Chức năng phân quyền viên chức, giúp bạn mang thể phân quyền mà vẫn giữ được quyền kiểm soát những hoạt động một cách đơn thuần
- Liên kết với những trang TMĐT, đối tác vận chuyển, giao hàng, web bán hàng để bạn mang thể quản lý tập trung trên Một nền tảng duy nhất.
- Linh hoạt quản lý trên tất cả những thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
- Quản lý thu/ chi, công nợ của một cách đơn thuần, chi tiết.
- Hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho thích hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý những giao dịch phát sinh.
- Và còn rất nhiều những ưu điểm khác tùy thuộc vào từng loại phần mềm,...
Nhược điểm:
- Phải trả phí sử dụng hàng tháng. Tuy nhiên mức tầm giá này tương đối hợp lý chỉ từ 6.000 VNĐ/ ngày
- Người sử dụng cần thân thuộc với cách sử dụng Internet và mang điều kiện để kết nối Internet.
4.Hai Những điều cần chuẩn bị
Để mang được những ưu điểm trên thì điều bạn cần chuẩn bị lại ít ỏi vô cùng, đó là đăng ký/ tìm tài khoản quản lý bán hàng và bỏ ra khoảng 15 - 30 phút để làm quen là bạn mang thể nắm bắt tới 90% cách hoạt động của phần mềm. Còn lại là dành cho những mục báo cáo và những tính năng quản lý tăng.
4.3 Người nào nên sử dụng những phần mềm bán hàng online
Với tính ứng dụng cao cùng giao diện dễ sử dụng bạn, những phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thích hợp với hầu hết những ngành hàng và mọi đối tượng sử dụng.
Ko chỉ tiện dụng trong việc quản lý mà nó cũng thể hiện sự giỏi hơn cho shop của bạn.
Mức tầm giá cho một phần mềm thường ko quá cao chỉ từ 100.000 đồng trở lên, một mức giá hợp lý nhưng lại mang tới hiệu quả cao lúc sử dụng.
--- Cập nhật: 18-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Sổ sách kế toán bao gồm những gì từ website lamketoan.vn cho từ khoá sổ sách ghi chép bán hàng.
Hoá đơn, chứng từ, sổ sách là căn cứ để quyết toán lúc có quyết định của cơ quan quản lý thuế cũng như các cơ quan ban ngành khác. Vậy sổ sách kế toán bao gồm những gì?
Tham khảo:
Cách lập bảng cân đối tài khoản kế toán theo mẫu F01- DNN
Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị trước lúc quyết toán thuế
Sổ sách kế toán được chia làm Hai loại đó là Sổ sách kế toán tổng hợp và sổ sách kế toán chi tiết, cụ thể:
1. Sổ kế toán tổng hợp gồm:
– Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung phản ánh đầy đủ tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính bằng bút toán Nợ / Sở hữu
Tuy nhiên lúc in sổ sách chúng ta mang thể ko in sổ này mà sổ này chúng ta lưu bằng file mềm trên máy tính.
– Sổ chiếc
Sổ chiếc sử dụng để ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và theo một niên độ kế toán với những tài khoản mang mặt trên bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh mang bao nhiêu tài khoản tổng hợp thì chúng ta in bấy nhiêu sổ chiếc. Kể cả sổ chiếc đó ko mang phát sinh trong kỳ mà chỉ mang dư Nợ đầu kỳ và dư Sở hữu đầu kỳ.
2. Sổ kế toán chi tiết gồm:
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Ví dụ như:
TK 511: doanh thu bán hàng và cung ứng nhà cung cấp trong đó mang sổ chi tiết là
+ TK 5111: doanh thu bán hàng hoá;
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm;
+ TK5113: Doanh thu cung ứng nhà cung cấp.
Vậy lúc in sổ kế toán chi tiết kế toán ko in sổ tài khoản 511 nữa mà chúng ta in sổ tài khoản 5111, tài khoản 5112, tài khoản 5113
Hiểu tương tự tương tự, tài khoản chi tiết của tài khoản tổng hợp 642: tầm giá quản lý doanh nghiệp là những TK 6421, TK 6422, TK 6427…
3. Các báo cáo chi tiết gồm
– Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, công cụ dụng cụ
– Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng
– Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
– Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
– Bảng chi tiết giá thành( nếu đơn vị sản xuất và xây dựng)
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng – sổ quỹ này phải phản ánh được tồn quỹ hàng ngày.
Chúc các bạn học viên chuẩn bị tốt hồ sơ, sổ sách kế toán
