Chuyên viên hành chính tổng hợp là người bao quát hầu hết mọi vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của người lao động. Khối lượng ko hề nhỏ, kèm theo đó là những yếu tố liên quan tới sự gắn kết nội bộ, do vậy, kỹ năng chuyên viên hành chính tổng hợp rất được nhà tuyển dụng chú trọng. Đó là những kỹ năng quan yếu gì, chúng ta sẽ cùng HRchannels tìm hiểu ngay sau đây.

I. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên hành chính tổng hợp

Vai trò mấu chốt của chuyên viên hành chính tổng hợp là tương trợ mọi phòng ban trong công việc hành chính, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của viên chức, đảm bảo mọi người an tâm làm việc theo chuyên môn được sắp đặt.

Những nhiệm vụ mấu chốt chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện:

• Tiếp đón khách hàng như một lễ tân nhiều năm kinh nghiệm

• Tiếp nhận cuộc gọi, sắp xếp lịch hứa hẹn, soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá

• Lưu trữ, trích lọc, photo, in ấn, chuyển phát nhanh thông tin, dữ liệu theo chỉ thị

• Quản lý, phân bổ văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, máy móc thiết bị vật tư

• Quản lý chi tiêu, chịu trách nhiệm tạm ứng, trả tiền những loại hóa đơn, công việc phí…

• Chấm công, quan sát hoạt động làm việc của viên chức.

• Tổ chức những hoạt động dã ngoại, chăm sóc đời sống ý thức cho người lao động

• Tổ chức hội nghị, hội thảo, tất niên, khen thưởng…

• Lên kế hoạch, triển khai, báo cáo hoạt động hành chính định kỳ mỗi tháng.

II. Kỹ năng quan yếu mà chuyên viên hành chính tổng hợp cần tích lũy

Để hoàn thành tốt trọng trách của một chuyên viên hành chính tổng hợp, những bạn yêu thích vị trí này cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:

1. Tri thức chuyên môn về thủ tục hành chính văn phòng

Thủ tục hành chính văn phòng ko chỉ là những văn bản theo quy định nội bộ, đó còn sở hữu thể là:

• Hợp đồng thuê văn phòng

• Hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính, máy lạnh… với nhà phân phối

• Thủ tục công bố thay đổi loại hình doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu, lên sàn chứng khoán…

  Article post on: nongdanmo.com

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu lượng tri thức chuyên môn về thủ tục hành chính. Những tri thức này sẽ được tập huấn lúc bạn ngồi trên ghế giảng đường, nếu bạn ko theo chuyên ngành hành chính văn thư thì những khóa tập huấn ngắn hạn cũng đủ phân phối tri thức nền tảng cần thiết.

2. Khả năng quản lý thời kì, sắp xếp công việc hiệu quả

Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện nhiệm vụ hành chính cho tất cả những phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này cho thấy một lượng công việc rất to, do vậy, bạn cần sở hữu kỹ năng quản lý thời kì, sắp xếp công việc hiệu quả.

Việc nào đang gấp, việc nào sở hữu thể tạm gác, những việc nào nên làm đan xen song song… đều phải linh hoạt được sắp xếp. Bởi lẽ, công việc hành chính rất phổ thông, mỗi ngày đều sở hữu việc phát sinh bất thần, sở hữu thể là:

• Một máy vi tính tình cờ bị hỏng

• Cuộc họp đột xuất cần tổ chức ngay trong ngày

• Những công văn khẩn phải gửi gấp…

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp khắc phục gấp kế bên những kế hoạch công việc đã sắp xếp trước đó.

3. Kỹ năng tin học văn phòng thuần thục

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo… là nhiệm vụ ko thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp.

Nhờ sự tương trợ của tin học văn phòng, những công việc này đã đỡ vất vả hơn, nhưng để khắc phục nhanh, chất lượng mà vẫn chuẩn xác, khả năng thuần thục tin học văn phòng luôn cần thiết.

Source: nongdanmo.com

Những phần mềm Word, Excel, Powerpoint, email Outlook sở hữu thể nói là kỹ năng yêu cầu phải sở hữu lúc xin việc.

4. Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo

Bất cứ ngành nghề nào cũng cần tới kỹ năng giao tiếp, đối với chuyên viên hành chính tổng hợp càng cần thiết hơn vì bạn sắp như là một thành viên ko thể thiếu của tất cả những phòng ban.

Giao tiếp ko chỉ thông qua gặp trực tiếp mà sở hữu thể là qua điện thoại, tin nhắn, email hay thư tín, tất cả đều phải đạt chuẩn cao.

Việc giao tiếp với nhiều người, nhiều phòng ban, nhiều tính cách là công việc mỗi ngày. Những tình huống giao tiếp thuận lợi, vui vẻ thì ko sao, những tình huống phải khắc phục khiếu nại, tranh chấp, hối thúc luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo, ôn hòa để giữ được hòa khí trong lúc bạn đang phải đối mặt với hàng tá công việc.

5. Khả năng ngoại ngữ tốt

Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp cuộc họp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài… sở hữu thể là một trong những nhiệm vụ nhà tuyển dụng đặt ra cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Do vậy, việc trau dồi đầy đủ 4 kỹ năng nghe,nói,đọc,viết ngoại ngữ cần được chú trọng. Trước hết là tiếng Anh vì đa phần doanh nghiệp đều yêu cầu. Nếu bạn biết thêm một ngoại ngữ khác thì càng tốt.

6. Tính cách thận trọng, tỉ mỉ, nhanh nhẹn

Do số lượng công việc to, lại khá chi tiết về mặt thời kì, nội dung nên những chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu tính cách thận trọng, tỉ mỉ sẽ rất tốt cho công việc.

Ngoài ra, việc thận trọng, tỉ mỉ phải đồng hành tính cách nhanh nhẹn vì cùng một lượng thời kì bạn phải hoàn thành nhiều việc với độ xác thực cao, nếu chỉ tỉ mỉ hết thời kì cho một việc thì hiệu suất làm việc sẽ ko đạt yêu cầu.

Via @: nongdanmo.com

7. Nhẫn nại, chịu thương chịu khó

Nhiều người nhận xét công việc hành chính như “làm dâu trăm họ” với lượng công việc ko đặt nặng về chuyên môn, mà số lượng lại nhiều nên họ dễ chán sau thời kì dài làm việc.

Đây là lý do mà nhà tuyển dụng luôn muốn tìm thấy ở ứng viên tính cách nhẫn nại, chịu thương chịu khó và biết cách tái tạo năng lượng làm việc cho mình, sở hữu tương tự, bạn mới sở hữu thể say mê làm việc, phát huy hết năng lực sẵn sở hữu và gắn bó trong tương lai cùng doanh nghiệp.

8. Khả năng làm việc nhóm tốt

Phối hợp làm việc vì mục tiêu chung là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn viên chức mình làm được.

Với chuyên viên hành chính tổng hợp, bạn ko chỉ là người phối hợp làm việc mà còn là người tạo ra môi trường khích lệ mọi người phối hợp làm việc.

Vì vậy, khả năng kết hợp làm việc nhóm hiệu quả luôn là kỹ năng ko thể thiếu nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trên con đường này.

8 kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp cũng là 8 yếu tố quan yếu mà HRchannels mong muốn những ứng viên trang bị cho mình. Lúc đó, dù là kỳ phỏng vấn hay nhiệm vụ thực tế mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện thì bạn vẫn hoàn toàn tự tín chinh phục.

Nguồn ảnh: internet

• kỹ nang chuyên viên hanh hao chính tổng hợp
• ky nang chuyen vien hanh hao chinh tong hop
• kỹ nang cần tích lũy của chuyên viên hanh hao chính tổng hợp
• ky nang can tich luy cua chuyen vien hanh hao chinh tong hop

Article post on: nongdanmo.com