5 kỹ năng quan trọng cần có ở một nhân viên hành chính – nhân sự

5 kỹ năng quan trọng cần có ở một nhân viên hành chính – nhân sự

Viên chức hành chính – nhân sự là mảnh ghép quan yếu mang vai trò đóng góp to vào sự hình thành và phát triển của một doanh nghiệp. Về cơ bản, phòng ban nhân sự sẽ bao gồm những công việc liên quan tới Hai mảng: Công việc hành chính và công việc nhân sự.

Tương xứng với tầm quan yếu đó, một viên chức hành chính nhân sự cần đáp ứng đủ những kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc.

1. Viên chức hành chính – nhân sự cần thạo kỹ năng chuyên môn

Bất cứ ngành nghề nào cũng mang những yêu cầu chuyên môn riêng cho công việc. Trong vai trò của một viên chức hành chính – nhân sự. Bạn sẽ ko thể hoàn thành tốt công việc nếu bỏ qua những tri thức chuyên môn.

Vậy viên chức hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc viên chức hành chính nhân sự?

Hành chính – nhân sự là phòng ban đảm nhiệm “Hành chính” và “Nhân sự”. Công việc của viên chức hành chính nhân sự mang liên quan tới hành chính của doanh nghiệp và lưu trữ thông tin của viên chức trong doanh nghiệp.

Những yêu cầu chuyên môn của viên chức hành chính:

– Thực hiện việc quản lý, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ của viên chức một cách khoa học.

– Lưu trữ, tiến hành cập nhật thường xuyên những dữ liệu, hợp đồng trong và ngoài doanh nghiệp.

– Xử lý những văn bản, thủ tục nhằm phục vụ việc quản lý theo hệ thống.

Những yêu cầu chuyên môn của viên chức nhân sự:

– Kỹ năng dự đoán nhu cầu nhân sự trong bộ máy doanh nghiệp.

– Lên chiến lược tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn hiệu quả theo kế hoạch.

– Tham gia vào việc vận hành hệ thống lương, thưởng cho viên chức trong doanh nghiệp.

– Tương trợ xây dựng, giám sát hệ thống quản lý. Đưa ra ý kiến trong công việc quản lý, giám định chất lượng công việc theo phòng, ban.

– Tạo mối liên kết & liên hệ giữa quản lý với viên chức hoặc nội bộ viên chức với nhau.

– Lên kế hoạch và tổ chức những chương trình tập huấn bao gồm tập huấn nội bộ, tập huấn nhân sự. Mục đích để tương trợ viên chức mới và tăng cường hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, phòng ban hành chính – nhân sự còn đảm nhiệm một số công việc khác theo chỉ thị của cấp trên.

Lúc viên chức hành chính – nhân sự mang trong tay kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm. Từ đó công việc mang thể thuận tiện được khắc phục triệt để. Không những thế, lúc bước chân vào bất cứ môi trường nào đi chăng nữa. Bạn cũng sẽ được đón nhận và giám định cao.

Phương thức lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết 2021

Hệ thống tập huấn trực tuyến tương trợ hiệu quả cho doanh nghiệp như thế nào?

2. Kỹ năng giao tiếp của một viên chức hành chính – nhân sự

Như bạn biết, ko phải tất cả mọi ngành nghề đều cần mang khả năng giao tiếp. Thế nhưng, điều khác biệt để nhìn thấy một viên chức hành chính – nhân sự trong một doanh nghiệp. Ko gì khác đó chính là khả năng giao tiếp ấn tượng của họ. Viên chức nhân sự thường mang khả năng thấu hiểu, đồng cảm và thích san sẻ. Họ mang thể đọc được suy nghĩ của người khác. Nhân sự là công việc liên quan trực tiếp tới yếu tố con người. Chính vì thế khéo léo trong giao tiếp là một kỹ năng mềm. Mà quyết định mật thiết tới việc, bạn mang thích hợp với vị trí hành chính – nhân sự hay ko.

Người làm nhân sự thỉnh thoảng phải bỏ qua dòng tôi của mình để thỏa hiệp. Cần một sự nhạy bén trong suy nghĩ, tinh tế trong cách truyền đạt bằng tiếng nói. Ko hề lạ lúc giám định nghề nhân sự giống như nghề của những “chuyên gia tâm lý”. Vì trong một số trường hợp, họ phải trực tiếp đưa ra lời khuyên, yên ủi tâm lý đồng nghiệp. Thậm chí là lãnh đạo để môi trường làm việc được thăng bằng nhất.

3. Kỹ năng lắng tai, thuyết phục & giao dịch

Ngoài yêu cầu chuyên môn và khả năng giao tiếp tốt thì người làm hành chính – nhân sự cần kỹ năng gì thêm để hoàn thiện vai trò. Câu trả lời đó là khả năng lắng tai. Việc lắng tai những ý kiến đóng góp từ phía cấp trên hay đồng nghiệp rất quan yếu Vì nó thể giúp họ thuận tiện xử lý tình huống tốt hơn. Chỉ thông qua việc lắng tai, phòng ban nhân sự mới mang thể kết nối được với người khác. Đây là một kỹ năng vô cùng cần thiết.

Hơn nữa, kỹ năng thuyết phục & giao dịch là yếu tố tác động trực tiếp tới hiệu quả của người làm nhân sự.

Trong quá trình tuyển dụng nhân tố mới cho doanh nghiệp, phòng ban nhân sự là người trực tiếp:

– Tương trợ tìm kiếm, giám định những ứng viên thích hợp với vị trí còn trống.

– Giao dịch về chế độ đãi ngộ, lương, thưởng trong doanh nghiệp.

– Khắc phục những xung đột, tranh chấp nội bộ xảy ra giữa viên chức trong doanh nghiệp.

4. Kỹ năng của viên chức hành chính – nhân sự liên quan tới tổ chức & quản lý thời kì

Những người mang tính tỷ mỉ, gọn ghẽ và logic thường sẽ làm nhân sự rất hiệu quả. Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính – nhân sự chủ yếu xúc tiếp trực tiếp với giấy tờ, hồ sơ,… Chính vì thế để công việc được duy trì thì viên chức nhân sự phải mang đầu óc tổ chức tốt.

Trong quan hệ gắn kết nội bộ, điều này cũng cần thiết để một viên chức hành chính – nhân sự nắm trong tay kỹ năng tổ chức. Mang thể một giai đoạn nào đó, người làm nhân sự phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Hãy tập quen với những sức ép công việc để hoàn thành, khắc phục tốt những nhiệm vụ.

Ngoài lãnh đạo thì trong một hệ thống doanh nghiệp, nhân sự là người thâu tóm toàn bộ những vấn đề nội bộ. Kỹ năng quản lý thời kì ở một nhân sự viên được chứng minh thông qua khả năng lên kế hoạch, sắp xếp công việc. Để tránh rơi vào căng thẳng, chán nản. Người làm nhân sự phải biết dự trù kế hoạch, tối ưu thời kì làm việc.

5. Kỹ năng mà một nhân sự viên khắc phục và xử lý tình huống

Đối với người làm hành chính – nhân sự mà nói, xung đột tranh chấp nội bộ vừa là thời cơ cũng đồng thời là thách thức. Đây là thử thách để họ chứng minh khả năng khắc phục vấn đề và xử lý tình huống của mình. Viên chức nhân sự ko được làm mọi chuyện trở nên căng thẳng mà phải mang giải pháp xử lý mềm mỏng. Với vai trò cầu nối giữ những tư nhân trong doanh nghiệp. Việc tuyển dụng viên chức hành chính nhân sự cũng là một mảng được doanh nghiệp quan tâm. Tuyển được một người tư chất tốt, gắn kết được mọi người, doanh nghiệp sẽ ngày một kết đoàn, gắn bó.

Người làm nhân sự giữ vai trò là người hòa giải trong doanh nghiệp

Tương tự, để trở thành một viên chức hành chính – nhân sự ko phải điều quá khó. Nhưng để làm tốt công việc đó thì cần một thời kì dài để bạn rèn luyện. Việc nắm vững 5 kỹ năng quan yếu cần mang ở một viên chức hành chính – nhân sự sẽ phần nào giúp bạn tự giám định mức độ thích hợp của mình với công việc. Chúc bạn thành công!

Nghệ thuật động viên viên chức cho doanh nghiệp

Thứ tự quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO


--- Cập nhật: 18-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính – nhân sự từ website acabiz.vn cho từ khoá viên chức hành chính nhân sự cần kỹ năng gì.

Article post on: nongdanmo.com

Những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính – nhân sự là điều ko chỉ viên chức mà nhà quản lý cần biết và lưu ý.

Phòng ban nhân sự mang mối quan hệ mật thiết và liên quan tới hầu hết những hoạt động trong doanh nghiệp. Bởi vậy, một viên chức hành chính nhân sự cần đảm bảo những kỹ năng cần thiết để mang thể hoàn thành tốt công việc của bản thân mình. Hãy cùng Acabiz tìm hiểu những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính – nhân sự qua bài viết dưới đây nhé.

Kỹ năng giao tiếp

Phòng ban nhân sự là phòng ban cần giao tiếp nhiều và làm nhiệm vụ kết nối giữa những phòng ban khác trong toàn doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp trở thành kỹ năng quan yếu hàng đầu. Vị trí hành chính nhân sự cần mang sự khéo léo và đạt được hiệu quả trong giao tiếp.

Những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính – nhân sự

Ko chỉ cần giao tiếp trong doanh nghiệp, phòng ban nhân sự cũng cần mang sự kết nối với nhân sự bên ngoài. Mang kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo được ấn tượng tốt ngay từ lần gặp trước tiên, giúp nhân sự mới thuận tiện hòa nhập trong môi trường mới.

Kỹ năng giao dịch và thuyết phục

Nghệ thuật đàm phán, thuyết phục là một trong những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính – nhân sự. Trong quá trình làm việc với nhiều phòng ban, tư nhân, viên chức hành chính – nhân sự cần xúc tiếp, khắc phục nhiều vấn đề liên quan tới nhiều người.

Viên chức hành chính – nhân sự cần mang kỹ năng giao dịch, thuyết phục trong nhiều trường hợp:

-          Giao dịch về lương, thưởng, chế độ phúc lợi,…

-          Khắc phục những vấn đề xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp

-          Tuyển dụng nhân sự,….

Viên chức hành chính - nhân sự cần mang kỹ năng gì?

Kỹ năng quản lý thời kì

Tất cả những vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp, vị trí nhân sự đều phải nắm bắt và khắc phục được. Đây cũng là lý do mà quản lý thời kì là một trong những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính – nhân sự. Hàng ngày, viên chức nhân sự cần sắp xếp những công việc nhất thiết một cách hợp lý. Tiếp theo cần mang thời kì để khắc phục những công việc khác một cách kịp thời. Thêm vào đó, họ cũng kỹ năng để giám định những công việc quan yếu cần xử lý, tối ưu thời kì làm việc. Bởi nếu ko biết cách sắp xếp, quản lý thời kì sẽ rất dễ rơi vào căng thẳng.

Kỹ năng khắc phục vấn đề và xử lý tình huống

Ko chỉ với vị trí hành chính – nhân sự, bất kể viên chức nào cũng cần mang kỹ năng khắc phục vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc. Với viên chức hành chính – nhân sự, cách xử lý những tình huống còn cần sự hợp lý và khéo léo hơn. Đây là cầu nối giữa viên chức và quản lý, là đại diện cho doanh nghiệp. Vì thế, viên chức cần mang kỹ năng tốt, dòng đầu lạnh và trái tim nóng để mang cách khắc phục vấn đề tốt nhất.

Những kỹ năng cần mang của viên chức

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức cần thiết đối với viên chức hành chính – nhân sự trong nhiều công việc hàng ngày. Những công việc liên quan tới giấy tờ, văn bản, hồ sơ lao động, hợp đồng,… đòi hỏi viên chức cần mang kỹ năng tổ chức, sắp xếp để mang thể quản lý một cách thuận tiện, tránh những sơ sót.

Những công việc liên quan tới xây dựng mối quan hệ trong nội bộ, gắn kết cũng đòi hỏi viên chức nhân sự mang những kỹ năng tổ chức, tạo sự gắn kết và sắp xếp những hoạt động, quản lý sao cho mang hiệu quả tốt nhất.

Tùy vào cơ cấu phòng nhân sự và đặc điểm làm việc ở mỗi doanh nghiệp mà mỗi viên chức hành chính – nhân sự cần trang bị những kỹ năng cần thiết và những kỹ năng chuyên sâu khác. Việc nắm được và tập luyện nhiều kỹ năng cần thiết sẽ tương trợ cho những viên chức hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Không những thế, bản thân những viên chức cũng cần biết những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính nhân sự để mang thể kịp thời tìm hiểu, bổ sung và tập luyện thạo, hoàn thành tốt công việc của mình.  


--- Cập nhật: 19-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp từ website hrchannels.com cho từ khoá viên chức hành chính nhân sự cần kỹ năng gì.

Source: nongdanmo.com

Chuyên viên hành chính tổng hợp là người bao quát hầu hết mọi vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của người lao động. Khối lượng ko hề nhỏ, kèm theo đó là những yếu tố liên quan tới sự gắn kết nội bộ, do vậy, kỹ năng chuyên viên hành chính tổng hợp rất được nhà tuyển dụng chú trọng. Đó là những kỹ năng quan yếu gì, chúng ta sẽ cùng HRchannels tìm hiểu ngay sau đây.

I. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên hành chính tổng hợp

Vai trò then chốt của chuyên viên hành chính tổng hợp là tương trợ mọi phòng ban trong công việc hành chính, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của viên chức, đảm bảo mọi người an tâm làm việc theo chuyên môn được sắp xếp.

Những nhiệm vụ then chốt chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện:

  • Tiếp đón khách hàng như một lễ tân giỏi

  • Tiếp nhận cuộc gọi, sắp xếp lịch hứa hẹn, soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá

  • Lưu trữ, trích lọc, photo, in ấn, chuyển phát nhanh thông tin, dữ liệu theo chỉ thị

  • Quản lý, phân bổ văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, máy móc thiết bị vật tư

  • Quản lý chi tiêu, chịu trách nhiệm tạm ứng, trả tiền những loại hóa đơn, công việc phí…

  • Chấm công, quan sát hoạt động làm việc của viên chức.

  • Tổ chức những hoạt động dã ngoại, chăm sóc đời sống ý thức cho người lao động

  • Tổ chức hội nghị, hội thảo, tất niên, khen thưởng…

  • Lên kế hoạch, triển khai, báo cáo hoạt động hành chính định kỳ mỗi tháng.

II. Kỹ năng quan yếu mà chuyên viên hành chính tổng hợp cần tích lũy

Để hoàn thành tốt trọng trách của một chuyên viên hành chính tổng hợp, những bạn yêu thích vị trí này cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:

1. Tri thức chuyên môn về thủ tục hành chính văn phòng

Thủ tục hành chính văn phòng ko chỉ là những văn bản theo quy định nội bộ, đó còn mang thể là:

  • Hợp đồng thuê văn phòng

  • Hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính, máy lạnh… với nhà phân phối

  • Thủ tục công bố thay đổi loại hình doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu, lên sàn chứng khoán…

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu lượng tri thức chuyên môn về thủ tục hành chính. Những tri thức này sẽ được tập huấn lúc bạn ngồi trên ghế giảng đường, nếu bạn ko theo chuyên ngành hành chính văn thư thì những khóa tập huấn ngắn hạn cũng đủ phân phối tri thức nền tảng cần thiết.

2. Khả năng quản lý thời kì, sắp xếp công việc hiệu quả

Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện nhiệm vụ hành chính cho tất cả những phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này cho thấy một lượng công việc rất to, do vậy, bạn cần sở hữu kỹ năng quản lý thời kì, sắp xếp công việc hiệu quả.

Việc nào đang gấp, việc nào mang thể tạm gác, những việc nào nên làm đan xen song song… đều phải linh hoạt được sắp xếp. Bởi lẽ, công việc hành chính rất phổ thông, mỗi ngày đều mang việc phát sinh bất thần, mang thể là:

  • Một máy vi tính bỗng nhiên bị hỏng

  • Cuộc họp đột xuất cần tổ chức ngay trong ngày

    Via @: nongdanmo.com

  • Những công văn khẩn phải gửi gấp…

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp khắc phục gấp kế bên những kế hoạch công việc đã sắp xếp trước đó.

3. Kỹ năng tin học văn phòng thạo

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo… là nhiệm vụ ko thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp.

Nhờ sự tương trợ của tin học văn phòng, những công việc này đã đỡ vất vả hơn, nhưng để khắc phục nhanh, chất lượng mà vẫn chuẩn xác, khả năng thạo tin học văn phòng luôn cần thiết.

Những phần mềm Word, Excel, Powerpoint, email Outlook mang thể nói là kỹ năng buộc phải phải mang lúc xin việc.

4. Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo

Bất cứ ngành nghề nào cũng cần tới kỹ năng giao tiếp, đối với chuyên viên hành chính tổng hợp càng cần thiết hơn vì bạn sắp như là một thành viên ko thể thiếu của tất cả những phòng ban.

Giao tiếp ko chỉ thông qua gặp trực tiếp mà mang thể là qua điện thoại, tin nhắn, email hay thư tín, tất cả đều phải đạt chuẩn cao.

Việc giao tiếp với nhiều người, nhiều phòng ban, nhiều tính cách là công việc mỗi ngày. Những tình huống giao tiếp thuận lợi, vui vẻ thì ko sao, những tình huống phải khắc phục khiếu nại, tranh chấp, hối thúc luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo, ôn hòa để giữ được hòa khí trong lúc bạn đang phải đối mặt với hàng tá công việc.

5. Khả năng ngoại ngữ tốt

Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp cuộc họp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài… mang thể là một trong những nhiệm vụ nhà tuyển dụng đặt ra cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Do vậy, việc trau dồi đầy đủ 4 kỹ năng nghe,nói,đọc,viết ngoại ngữ cần được chú trọng. Trước hết là tiếng Anh vì đa phần doanh nghiệp đều yêu cầu. Nếu bạn biết thêm một ngoại ngữ khác thì càng tốt.

6. Tính cách thận trọng, tỉ mỉ, nhanh nhẹn

Do số lượng công việc to, lại khá chi tiết về mặt thời kì, nội dung nên những chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu tính cách thận trọng, tỉ mỉ sẽ rất tốt cho công việc.

Ngoài ra, việc thận trọng, tỉ mỉ phải đồng hành tính cách nhanh nhẹn vì cùng một lượng thời kì bạn phải hoàn thành nhiều việc với độ xác thực cao, nếu chỉ tỉ mỉ hết thời kì cho một việc thì hiệu suất làm việc sẽ ko đạt yêu cầu.

7. Nhẫn nại, chịu thương chịu khó

Nhiều người nhận xét công việc hành chính như “làm dâu trăm họ” với lượng công việc ko đặt nặng về chuyên môn, mà số lượng lại nhiều nên họ dễ chán sau thời kì dài làm việc.

Đây là lý do mà nhà tuyển dụng luôn muốn tìm thấy ở ứng viên tính cách nhẫn nại, chịu thương chịu khó và biết cách tái tạo năng lượng làm việc cho mình, mang tương tự, bạn mới mang thể say mê làm việc, phát huy hết năng lực sẵn mang và gắn bó trong khoảng thời gian dài cùng doanh nghiệp.

8. Khả năng làm việc nhóm tốt

Phối hợp làm việc vì mục tiêu chung là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn viên chức mình làm được.

Với chuyên viên hành chính tổng hợp, bạn ko chỉ là người phối hợp làm việc mà còn là người tạo ra môi trường khích lệ mọi người phối hợp làm việc.

Vì vậy, khả năng kết hợp làm việc nhóm hiệu quả luôn là kỹ năng ko thể thiếu nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trên con đường này.

8 kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp cũng là 8 yếu tố quan yếu mà HRchannels mong muốn những ứng viên trang bị cho mình. Lúc đó, dù là kỳ phỏng vấn hay nhiệm vụ thực tế mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện thì bạn vẫn hoàn toàn tự tín chinh phục.

 

HRchannels - Great Solution. Great People!

HRchannels - Nhà sản xuất tuyển dụng cao cấp

Email: [email protected] / [email protected]

Website: www.hrchannels.com

Liên hệ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet

  • kỹ nang chuyên viên hanh hao chính tổng hợp
  • ky nang chuyen vien hanh hao chinh tong hop
  • kỹ nang cần tích lũy của chuyên viên hanh hao chính tổng hợp
  • ky nang can tich luy cua chuyen vien hanh hao chinh tong hop

--- Cập nhật: 20-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính là gì? từ website blog.topcv.vn cho từ khoá viên chức hành chính nhân sự cần kỹ năng gì.

Viên chức hành chính là một vị trí công việc khá thân thuộc trong những doanh nghiệp, thế nhưng để làm tốt công việc này đòi hỏi ứng viên phải bồi dưỡng và trau dồi rất nhiều tri thức và kỹ năng. Vậy những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính là gì? Trong bài viết dưới đây, Blog TopCV sẽ trả lời giúp độc giả hiểu rõ hơn về công việc của một viên chức hành chính và những yếu tố để mang thể làm tốt vị trí công việc này.

Viên chức hành chính là người nào?

Viên chức hành chính là những người chịu trách nhiệm thực hiện những công việc liên quan tới thủ tục hành chính và những nhiệm vụ khác tùy theo từng yêu cầu cụ thể. Đây được xem là một trong những phòng ban ko thể thiếu trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Viên chức hành chính mặc dù là vị trí công việc ko mới, nhưng với tính chất công việc mang tính ổn định nên vị trí này vẫn luôn thu hút sự quan tâm của nhiều người, đặc thù là với nữ giới.

Viên chức hành chính là người nào?

Viên chức hành chính là làm gì ?

Nhắc tới công việc hành chính, nhiều người cho rằng đây là vị trí công việc khá khô khan và nhàm chán vì thường ngày phải “vật lộn” với hàng đống giấy tờ, thủ tục. Tuy nhiên, thực tế công việc của viên chức hành chính phổ thông hơn rất nhiều. Họ được ví như những “bảo mẫu” đóng vai trò rất to để duy trì sự ổn định của mỗi doanh nghiệp. 

Viên chức hành chính được ví như công việc của “bảo mẫu”

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

  • Là đầu mối tiếp nhận những loại giấy tờ, công văn được chuyển tới và chuyển đi, đồng thời chịu trách nhiệm chuyển cho những phòng ban lúc cần thiết
  • Soạn thảo và lưu trữ, sắp xếp những tài liệu văn bản hợp đồng, thư từ của doanh nghiệp
  • Tiếp nhận thông tin của viên chức trong những trường hợp ốm đau, thai sản,… và những loại giấy tờ khác của viên chức
  • Quản lý, theo dõi lịch làm việc và công việc thực hiện nội quy nền nếp của những nhân sự

Lên bảng lương thưởng hàng tháng

  • Lập bảng chấm công định kỳ, tính lương thưởng cho viên chức và trình lãnh đạo ký duyệt
  • Khắc phục những thắc mắc của viên chức liên quan tới chế độ lương thưởng
  • Phối hợp tương trợ phòng ban kế toán chi trả lương cho viên chức

Công việc lễ tân văn phòng

  • Trả lời điện thoại và tiếp nhận những giao dịch với khách hàng, đặt lịch hứa hẹn… dưới danh nghĩa doanh nghiệp hoặc phòng ban được phân công
  • Tiếp đón khách và thông tin tới những phòng ban liên quan để tương trợ khách hàng
  • Lên kế hoạch mời tham gia sự kiện, hội nghị và phụ trách hậu cần cho những sự kiện này như nước, tài liệu, thiết bị…

Quản lý tài sản, thiết bị

  • Quản lý và theo dõi trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất hạ tầng của doanh nghiệp
  • Lên danh sách sắm sắm trang thiết bị cần thiết hoặc lập kế hoạch bảo trì cho máy máy, thiết bị định kỳ
  • Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hoặc những hợp đồng mang liên quan tới thiết bị và tài sản của doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân sự

  • Cập nhật thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ viên chức
  • Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho những phòng ban của doanh nghiệp
  • Theo dõi những chế độ phúc lợi của viên chức: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp… và tiếp nhận nguyện vọng của viên chức lúc muốn điều chỉnh những chế độ nhằm đảm bảo quyền lợi
  • Con số lãnh đạo về tình hình nhân sự

Kỹ năng cần mang của viên chức hành chính là gì?

Công việc của một viên chức hành chính cũng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng. Việc trang bị những kỹ năng cần thiết sẽ giúp viên chức hành chính mang thể khắc phục công việc một cách thạo và hiệu quả. Vậy viên chức hành chính cần kỹ năng gì? Hãy tham khảo những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính sau:

Kỹ năng tin học văn phòng

Công việc hành chính liên quan tới rất nhiều giấy tờ và những hợp đồng, văn bản. Do vậy, tin học văn phòng nhường nhịn như là kỹ năng ko thể thiếu của bất kỳ một viên chức hành chính nào. Việc sử dụng tốt những phần mềm như word, excel, email… nhường nhịn như là yếu tố buộc phải, tương trợ rất nhiều trong việc tính lương, soạn thảo những văn bản, báo cáo, quản lý hồ sơ, thông tin…

Kỹ năng cần mang của viên chức hành chính

Kỹ năng giao tiếp

Viên chức hành chính thường là phòng ban trước tiên giao tiếp với khách hàng, đối tác, ứng viên mới… Điều này đòi hỏi họ phải mang kỹ năng giao tiếp khéo léo để mang thể kết nối làm làm việc với nhiều người, nhiều phòng ban khác nhau. Lúc mang kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ biết cách để tạo sự hòa nhã, vui vẻ giữa những thành viên, nhân sự trong doanh nghiệp và những đối tác, khách hàng bên ngoài. Từ đó tạo môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức vấn đề là một trong những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính quan yếu nhất. Nhiều người cho rằng kỹ năng tổ chức chỉ dành cho những người nào thuộc cấp quản lý. Tuy nhiên, viên chức hành chính thường phải quản lý, giám sát nhân sự, những vấn đề giấy tờ, thủ tục; đồng thời cũng là người đứng ra tổ chức những  sự kiện nội bộ, sắp xếp những lịch hứa hẹn cho doanh nghiệp. Vì vậy kỹ năng tổ chức sẽ giúp viên chức hành chính mang thể quản lý và tổ chức công việc một cách rõ ràng và quy cũ.

Kỹ năng quản lý thời kì, sắp xếp công việc

Viên chức hành chính sẽ song song phải quản lý và đảm nhận một lượng công việc rất to, thậm chí mang những việc vụn vặt ko thể gọi tên. Nếu ko biết cách sắp xếp họ rất dễ bị rối và stress. Do đó, kỹ năng quản lý thời kì và sắp xếp công việc sẽ giúp viên chức hành chính biết cách tận dụng tối ưu thời kì để khắc phục mọi việc thuận tiện.

Kỹ năng khắc phục vấn đề

Nhân viên hành chính thỉnh thoảng lại được ví như “quan tòa”. Họ phải đứng ra để khắc phục nhiều vấn đề trong doanh nghiệp chẳng hạn như tranh chấp nội bộ, những tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan tới công việc hoặc chế độ, những sự cố phát sinh khác.… Lúc này, viên chức hành chính phải mang kỹ năng khắc phục vấn đề, giữ được thái độ ôn hòa, khéo léo để xem xét mọi vấn đề trước lúc đưa ra những quyết định đảm bảo vừa quyết liệt vừa công bằng.

Nếu bạn cảm thấy hứng thú và muốn phát triển sự nghiệp với vị trí một viên chức hành chính, hãy khởi đầu rèn luyện những kỹ năng cần mang của viên chức hành chính ngay từ hôm nay. Đây ko chỉ là điều kiện buộc phải để phục vụ công việc và còn đóng vai trò là bước đệm để bạn tiến xa hơn cho những vị trí khác trong ngành quản trị văn phòng.

Kỳ vọng bài viết đã giúp độc giả hiểu rõ về công việc của một viên chức hành chính là gì? Bạn mang thể tham khảo thông tin tuyển dụng việc làm hành chính hoặc những vị trí chuyên viên pháp chế, chuyên viên tư vấn… tại TopCV

Article post on: nongdanmo.com

Recommended For You

About the Author: Bảo