Mẫu chữ ký email giúp những tư nhân cũng như doanh nghiệp, tổ chức nhiều năm kinh nghiệm hóa kênh giao tiếp gián tiếp quan yếu này. Ko chỉ phân phối thông tin mà những mẫu được thiết kế đẹp sẽ cho thấy sự chỉn chu, phong cách làm việc của bạn cũng như tổ chức bạn. Với nhà tuyển dụng, việc ứng viên gửi CV xin việc xin việc qua email của chữ ký ko chỉ giúp thuận tiện cho việc liên lạc lại mà còn cho thấy ứng viên mang kinh nghiệm, hiểu về những giao thức, tương tác qua email.
Tầm quan yếu của chữ ký Email đẹp, nhiều năm kinh nghiệm
1. Chữ ký email là gì? Vì sao cần mang chữ ký email
Chữ ký email là phần ở cuối trang của email, được cài đặt từ trước và sẽ xoành xoạch hiển thị lúc bạn gửi email đi (ko cần bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm những thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như họ tên, nam nữ (Mr, Mrs hay Ms) và số điện thoại, chức vụ, tổ chức... Nó ko chỉ là một cách để giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh "thương hiệu" của tư nhân bạn hoặc tổ chức bạn.
Sở dĩ chữ ký email quan yếu là vì nó hoạt động giống như một lời "nhắc nhở" (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi, ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ người nào, làm thuê việc gì, ở tổ chức nào. Lúc muốn liên lạc lại cũng rất thuận lợi thay vì phải tìm kiếm thông tin, mở những file tài liệu... Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng chữ ký email cho dù đang đi học hay lúc đã đi làm. Ko quá to tát nhưng đổi lại, mang thể giúp bạn thể hiện sự nhiều năm kinh nghiệm của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail và Outlook.
2. Chữ ký email sử dụng trong những trường hợp nào? Người nào mang thể sử dụng?
Thực tế, những người sử dụng email đều mang thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký sẽ được sử dụng cho những đối tượng sau:
- Học trò, sinh viên, người trưởng thành đã đi làm.
- Ứng viên đang tìm việc làm.
- Tư nhân, tổ chức, doanh nghiệp (sử dụng chung mẫu chữ ký email).
Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu thị trường... thì những email tiếp thị buộc phải sử dụng chữ ký email để khách hàng tiềm năng mang thể mang được thông tin họ muốn, đặt nghi vấn lúc cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email mang thể được cài đặt mặc định nên bạn chỉ cần chú ý một lần, thiết kế sao cho đẹp và nhiều năm kinh nghiệm là được. Sau đó, mỗi lúc gửi mail, bạn sắp như sẽ ko phải quan tâm nữa vì nó sẽ tự hiển thị.
3. Thông tin cần mang trong chữ ký email
Chỉ xuất hiện ở cuối email với khoảng 3 - 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước lúc chọn mẫu chữ ký email, bạn sẽ phải xác định những thông tin cần mang. Thuần tuý nhất thì một chữ ký email sẽ bao gồm những thông tin sau:
- Họ tên (hoặc tên), tổ chức, chức danh: Đây là thông tin cơ bản nhất phải mang trong chữ ký email. Trường hợp bạn đang đi học thì sẽ là họ tên và tên trường, lớp. Đối với những email tiếp thị chẳng hạn thì mang thể coi đây là thông tin quan yếu hàng đầu bởi vì bạn ko thể gửi thông tin về chiến dịch marketing mà ko bao gồm thương hiệu.
- Thông tin liên lạc: Bao gồm liên kết tới trang web và blog chính thức của tư nhân hoặc tổ chức, số điện thoại làm việc, số điện thoại tư nhân (tùy từng trường hợp).
- Logo tổ chức (nếu mang): Nếu bạn sử dụng chữ ký email trong công việc thì nếu mang thể, hãy kèm theo ảnh logo tổ chức. Mặc dù ko đề nghị nhưng sẽ giúp khách hàng nhìn thấy và ghi nhớ hình ảnh thưởng hiệu rõ ràng hơn.
- Biểu tượng mạng xã hội: Hãy nhớ rằng bạn chỉ mang thể bao gồm liên kết tới fanpage, trang chính thức của doanh nghiệp hoặc bản thân bạn (trường hợp đi xin việc) mà trên trang mang nhiều thông tin, hình ảnh tích cực. Trường hợp trái lại thì bạn nên tránh nhắc.
Lưu ý: Cho dù thông tin trong chữ ký email của bạn mang đầy đủ tất cả như trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn ghẽ, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ đọc và đồng nhất. Nếu là email làm việc trong tổ chức thì bạn mang thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo, font chữ trong slogan của tổ chức. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động (GIF) hay thêm liên hệ email đúng là liên hệ bạn đang sử dụng để gửi mail vì ko cần thiết.
Chữ ký email bao gồm những gì?
4. Những mẫu chữ ký email đẹp, chuẩn
Những mẫu chữ ký email mang thể là tiếng Việt hoặc tiếng Anh nhưng hiện nay, đông đảo mọi người đều sử dụng mẫu tiếng Anh vì chủ yếu vẫn là thông tin cơ bản. Lúc này, bạn mang thể viết họ tên ko dấu, "số điện thoại" thì viết là "Tel:" là được, chức danh, tên tổ chức cũng mang thể viết bằng tiếng Anh. Chủ yếu là trình bày sẽ đơn thuần, ngắn gọn hơn.
Hãy cùng tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp, nhiều năm kinh nghiệm mà JOBOKO.com giới thiệu sau đây nhé:
Mẫu 1
Mẫu 2
Mẫu 3
5. Cách tạo mẫu chữ ký email
Như đã nhắc, hiện nay, phổ biến nhất vẫn là những mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn thuần như sau:
5.1. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Gmail
Email phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất thuận lợi và ko tốn bao nhiêu thời kì, trật tự gồm mang:
- Mở tài khoản Gmail -> click vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình, chọn Settings (Cài đặt).
- Trong mục General (Cài đặt chung), tìm Signature (Chữ ký).
- Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature -> nhập nội dung chữ ký vào sườn soạn thảo.
- Thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh (ảnh tư nhân, logo).
- Chọn Save changes (Lưu thay đổi) để lưu chữ ký vừa tạo.
5.2. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Outlook
Đối với chữ ký email tạo bằng Outlook thì mang khá khác một tẹo so với Gmail:
- Mở Outlook, chọn New Email để tạo thư mới.
- Chọn Signature (Chữ ký) trong thực đơn Message.
- Chọn New... để tạo chữ ký mới.
- Điền thông tin cho chữ ký email và chọn OK.
- Trong sườn Edit signature bên dưới, bạn mang thể chỉnh font chữ, màu sắc, cỡ chữ, thêm ảnh tư nhân hay logo tùy ý.
- Chọn OK sau lúc hoàn thành.
- Để thêm chữ ký vào email, bạn chọn mục Signature và chọn chữ ký vừa khởi tạo.
Hướng dẫn tạo chữ ký email bằng Outlook đơn thuần
6. Lưu ý lúc sử dụng mẫu chữ ký email
Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, sử dụng chữ ký vì mục đích gì thì cũng mang một số nguyên tắc, chú ý mà bạn cần tham khảo như:
- Chú ý tới những yếu tố tác động tới thiết kế của mẫu chữ ký email: Cỡ chữ, in đậm hay in nghiêng, font chữ nào đẹp mà gọn ghẽ về dễ đọc, màu sắc của chữ, hình ảnh bạn chọn... Tất cả đều là những yếu tố khôn xiết quan yếu và ý nghĩa, tác động tới hình thức tổng thể của chữ ký. Bạn cũng mang thể thử để xem chữ ký sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào lúc được gửi đi, tránh trường hợp nội dung email vẫn thường ngày và tới chữ ký email thì quá khổ hoặc quá nhỏ. Màu sắc nên nhẹ nhõm, tránh những gam màu quá rực rỡ.
- Sử dụng những dụng cụ tương trợ bên ngoài: Ngoài việc làm theo những hướng dẫn cài đặt chữ ký email đơn thuần, nếu muốn nhiều năm kinh nghiệm hơn, khác biệt hơn thì bạn mang thể tìm kiếm những dụng cụ tương trợ tạo chữ ký email bên ngoài. Thường thì bạn mang thể được sử dụng một số mẫu chữ ký email miễn phí, những mẫu đẹp hơn mang thể sẽ cần phải trả phí.
Những mẫu chữ ký email mà JOBOKO.com vừa giới thiệu cũng như những cách tạo chữ ký đơn thuần, dễ thực hiện, những lưu ý lúc tạo và sử dụng chúng trong công việc mang giúp bạn hình dung rõ hơn? Hãy thử thay đổi ngay hôm nay, biết đâu, bạn sẽ nhanh tìm được việc làm, công việc cũng sẽ tiến triển hơn. Chúc bạn may mắn!
