Gmail là dụng cụ trao đổi, giao tiếp trong công việc hiệu quả. Lúc bạn với một tài khoản Gmail là bạn với tất cả những dụng cụ của Google như: lưu trữ, tài liệu, chat….Thật thuận tiện đúng ko nào?

Tương tự việc sử dụng Gmail như thế nào cho hiệu quả trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.

1. Cách sử dụng Gmail trên máy tính

Cách soạn email trước nhất

Bước 1:  Nhấp vào biểu tượng Soạn thư sau lúc đăng nhập liên hệ Gmail của bạn.

Soạn email

Sau lúc nhấp vào soạn email sẽ xuất hiện những mục để những bạn nhập thôn tin như:

To: Liên hệ email bạn gởi nội dung thư tới.

Subject: Tiêu đề thư bạn gởi.

Dưới phần Subject những bạn nhập nội dung.

Sau lúc nhập nội dung những bạn với thể nhấp nút gởi để gởi email đi.

Định dạng văn bản trong email

Sau lúc soạn nội dung cho email những bạn với thể định dạng để văn bản đẹp hơn nhiều năm kinh nghiệm.

Nếu chúng ko hiển thị, nhấp chọn biểu tượng Formatting options (nó giống như chữ A in hoa gạch dưới) cạnh nút Send.

Soạn email 2

Ý nghĩa những định dạng từ trái sang phải là:

• Font
• Kích thước 
• Đậm
• Nghiêng
• Gạch dưới
• Màu font chữ
• Canh chỉnh font chữ
• Danh sách số
• Danh sách bulleted 
• Thụt lề ít
• Thụt lề nhiều
• Trích dẫn
• Gỡ bỏ định dạng

Cũng giống như Work để định dạng cho văn bản những bạn tô đen văn bản và nhấp vào biểu tượng mà bạn muốn định dạng văn bản.Nhấp vào Gửi ở cuối trang.

Cách đính kèm một tập tin từ máy tính của bạn

Gmail cho phép những bạn gởi những nội dung khác ngoài text như: Work, Excel, PDF, hình ảnh, âm thanh, Video…

Đính kèm file

Sau lúc bạn nhấp vào biểu tượng hình kẹp giấy một cửa sổ xuất hiện. Cho phép bạn chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào email.

Chú ý: Tập tin định kèm của bạn ko vượt quá 25M. Ngoài ra những bạn ko thể đính kèm tập tin với phần mở rộng .exe vì với thể tập tin này chưa Virut gây hại cho máy tính của bạn.

Để gởi file dung lượng to những bạn với thể tải tập tin lên Drive rồi gởi đường liên kết trong email của bạn cho người nhận.

Cách chèn một liên kết vào Gmail của bạn

Những bạn với thể chèn một liên kết hoặc một URL vào email của bạn. Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn liên kết và nhấp chọn Insert link (nó giống như một dây xích) trong trình đơn Formatting Options. Hộp Edit link xuất hiện:

Chèn liên kết

Liên kết với thể là một liên hệ trang web hoặc một liên hệ email:

• Để chọn một liên hệ web, nhấp chọn vòng tròn cạnh Web address và gõ URL.
• Để chọn một liên hệ email, nhấp chọn vòng tròn cạnh Email address và gõ liên hệ email.

Nếu bạn muốn, bạn với thể rà soát liên hệ URL bằng cách nhấp chọn Test this link.

Nhấp vào Ok nếu chèn xong liên hệ.

Làm cho nội dung của những bạn thêm sinh động những bạn với thể chèn những biểu tượng vui nhộn. Nhấp chọn biểu tượng Insert emoji (nó giống như hình mặt cười) từ trình đơn Formatting options. Hộp tùy chọn Emoji hiển thị.

Chèn biểu tượng

Cách kết hợp hình ảnh vào thư

Những bạn với thể gởi hình ảnh vào trong nội dung thư của mình. Để hiển thị hộp Upload Photos, nhấp chọn biểu tượng Insert Photo (nó giống như một camera) trên trình đơn Formatting options.

Chèn hình ảnh

Article post on: nongdanmo.com

Sẽ với 3 tùy chọn cho những bạn:

1. Tải lên những hình ảnh bằng cách kéo và thả từ máy tính của bạn đây là cách thông dụn nhất chọn những hình ảnh mà mình lưu trê máy tính và gởi cho bạn bè.
2. Chọn hình ảnh thông qua Windows explorer
3. Sử dụng một  URL của ảnh (liên hệ trang web)

Sau lúc chọn hình ảnh. Nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái của hộp Upload Photos.

Cách rà soát chính tả trong Gmail

Để rà soát chính tả nội dung thư mà bạn đã chọn. Nhấp vào mũi tên góc bên phải của hộp New Message. Trình đơn phụ More options hiển thị. Chọn Check spelling:

Rà soát lỗi chính tả

Sau lúc rà soát những lỗi chính tả sẻ tô màu vàng những bạn với thể sửa lại.

Những bạn tham khảo thêm: Tính năng và mức giá email doanh nghiệp trên nền điện toán đám mây an toàn tuyệt đối. Email doanh nghiệp giúp bạn nhiều năm kinh nghiệm hơn trong mắt khách hàng giả sử bạn đang phát triển trong ngành gia sư  email bạn giao tiếp với khách hàng là [email protected] sẽ nhiều năm kinh nghiệm hơn.

Cách chuyển tiếp thư trong Gmail

Lúc bạn nhận một bức thư từ thầy cô và bạn muốn sử dụng chính email đó để gởi tới bạn bè.

Mở thư bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào mũi tên ở góc bên phải của thư.

Chuyển tiếp thư

Một thực đơn sẽ thả xuống.Nhấp chọn Forward. Gõ liên hệ thư của người bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn tới trong trường To. Gõ thêm bất kỳ thông tin mà bạn muốn bao gồm nội dung thư.

Lưu ý rằng Gmail thêm một tiêu đề tin nhắn ban sơ bao gồm liên hệ email của người gửi trước nhất cũng như ngày và thời kì gửi.

Cách phản hồi một thư trong Gmail

Lúc nhận một thư từ người bạn của mình những bạn với thể trả lời trực tiếp trên thư của mình. Mở thư cần trả lời. Nhấp vào ô trả lời để trả lời thư.

Trả lời thư

Nhập bất kỳ thông tin bổ sung mà bạn muốn bao gồm nội dung thư. Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái.

Source: nongdanmo.com

Lưu ý: Xem tỷ mỉ những người nhận bản gốc của thư. Trừ lúc bạn xóa bằng tay những người nhận mà bạn ko muốn trả lời, họ sẽ gửi tất cả những phản hồi của bạn.

2. Mẹo sử dụng gmail nhiều năm kinh nghiệm hơn

Đặt tên email

Liên hệ email như đại điện cho chính bản thân chúng ta trong môi trường internet. Để nhiều năm kinh nghiệm và tin tưởng phải đặt một liên hệ email thất dể nhớ ngắn gọn. Liên hệ email quyết định người đọc với mở email hay ko

Ko nên đặt những tên với dạng sau:

• [email protected]
• [email protected]
• …

Một số liên hệ email thường đặt như: [email protected], hoặc [email protected]…

Email là dành cho công việc và học tập nên đặt tên tỷ mỉ.

Tiêu đề email

Tiêu đề nói lên chủ để tóm tắt nội dung của thư. Nhưng với một số người sử dụng đặt tiêu đề ko rõ ràng và thỉnh thoảng bỏ trống. Quan sát những email loại này thư thuận lợi bị bỏ vào thùng rác.

Tiêu đề phải ngắn gọn sút tích làm nổi trội mối quan tâm của người nhận. Những bạn nên tránh những tiêu đề chung chung như sau:

• Chào bạn, với khỏe ko?
• Gửi anh thư này
• Hãy đọc để biết thêm điều tôi muốn nói
• …

Những tiêu đề tập trung vào công việc như:

• Kế hoạch phát triển website trong 3 tháng tời
• Kế hoạch du lịch đơn vị tháng Một năm tới.

Hãy chú ý lúc nhé!

Cứng cáp đúng liên hệ người nhận

Dù là email hay bất kỳ công việc gì cũng ko nên coppy và paste. Một lần làm việc mình đã gởi mail coppy mà ko quan tâm tới người nhận.

Thật là tai hại. Sẽ như thế nào lúc nội dung thư rất quan yếu gởi tới cấp trên cần duyệt ngay tức khắc để triển khai.

Nếu gởi nhầm cho xếp bạn, họ sẽ nghĩ là bạn cẩu thả ko nghiêm túc. Điều quan yếu là nội dung ko tới đúng người nhận.

Dành 5 phút đọc rà soát kỹ email trước lúc gởi đi

Sự nhiều năm kinh nghiệm chỉnh chu thể hiện trong từng chi tiết. Việc rà soát và đọc lại email ko mất quá nhiều thời kì nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều thứ như:

• Sửa lỗi chính tả
• Tùy chỉnh những đoạn email dông dài, khó hiểu
• Rà soát file, tên người nhận với đúng ko
• …

Chuẩn font trong tất cả email

Một bức thư  với nhiều kiểu chữ khác nhau nội dung thì lòe loẹt nhiều màu chữ và cở chữ khác nhau sẽ làm người đọc rất khó chụi.

Via @: nongdanmo.com

Hãy làm mọi thứ thật đơn thuần. Với những font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 tới 12 và màu đen là cách an toàn và tối ưu nhất.

Điều đơn thuần nhất là điều hoàn thiện nhất

Nhập liên hệ email người nhận cuối cùng

Trước lúc soạn một email tốt nhất bạn nên xóa liên hệ email người nhận. Chủ yếu viết phần nội dung và những tập tin đính kèm hình ảnh. Sau lúc hoàn thiện hãy nhập liên hệ email người nhận.

Bạn sẽ được gì ư?

Cứng cáp một đều là nội dung email luôn tới chuẩn xác người nhận một cách tuyệt đối.

Hãy khởi đầu bằng một lời chào nhiều năm kinh nghiệm

Một số người sử dụng sử dụng tiếng nói nói như : hi u, tao nek, chào người anh em, hello thím,… những từ ngữ này thích hợp đối với những người thân.

Nhưng email là dành cho công việc và học tập, giao tiếp trao đổi với khách hàng, hãy khởi đầu bằng một lời chào lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin tình thực cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng.

Và cuối cùng là Trân trọng hoặc cảm ơn người nào đó đã đọc thư.

Những tiểu tiết nhỏ nhặt sẽ giúp những bạn với thêm điểm trong mắt mọi người

Hãy tỷ mỉ với những chữ viết tắt

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời kì và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Những bạn đừng tiếc vài giây mà gây những hiểu lầm ko đáng với.

Viết tắc làm cho người đọc khó hiêu hoặc dể gây hiểu nhầm. Đặc thù đối với những thư quan trọn ko nên viết tắc.

Tính năng gởi cho tất cả mọi người – Reply All

Lúc bạn gởi mail hàng loạt tới tất cả mọi người. Tính năng này rất hay nếu nội dung gởi đúng tất cả mọi người. Nhưng chỉ cần với Một hoặc Hai người nội dung ko thích hợp.

Ko người nào muốn đọc mail mà khôn liên quan tới mình.

Bạn biết gì về CC và BCC

Phân biết CC và BCC trong email

Trong email, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC với sự khác biệt.

CC: những người nhận email đều biết được những liên hệ trong danh sách đồng gửi

BCC: những người nhận ko biết được những liên hệ trong danh sách đồng gửi

Tôi nên chọn cách nào?

Nếu gửi thư điện tử cho nhiều người, nên chọn gửi BCC. Những người nhận trong cùng danh sách email đồng gửi sẽ ko biết được nhau.

Điều đó đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người. Đó là cách tốt nhất để ko bị lộ email lúc chưa với sự đồng ý của người khác.

Sử dụng một trình duyệt an toàn

Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một nhà cung cấp như (Gmail , Zoho Mail, Outlook…) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại (Chrome , Firefox , Safari…)

Đây là những nhà cung ứng nhà cung cấp email điện toán đám mây hàng đầu trên toàn cầu và những trình duyệt được hàng nghìn kỹ thuật viên kiểm duyệt. Nên độ an toàn và bảo mật hầu như tuyệt đối.

Đối với doanh nghiệp thì dữ liệu vô cùng quan yếu với thể sống còn với đơn vị.

Sử dụng những nhà cung cấp mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của những thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung ứng, trong lúc sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm ko thể được tải về máy tính của bạn.

Chúc những bạn thành công!

Article post on: nongdanmo.com