Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng

Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng

Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào nhanh chóng, thuận tiện? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán thường xuyên phải tải hóa đơn điện tử để cho lưu trữ, quản lý hoặc phục vụ cho những công việc khác. Dưới đây là hướng dẫn theo từng bước cụ thể.

Hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn thuần, nhanh chóng.

1. Tải hóa đơn điện tử file XML để làm gì?

Lúc sử dụng hóa đơn điện tử, những dữ liệu của hóa đơn được lưu trữ song song ở Hai định dạng là PDF và XML. Trong đó, file XML của hóa đơn điện tử với trị giá pháp lý lúc chưa bị sửa đổi.

Vì vậy, file hóa đơn điện tử định dạng XML với vai trò rất quan yếu. Một số trường hợp doanh nghiệp cần tải về để phục vụ cho những mục đích sau:

  • Xem và rà soát những thông tin của hóa đơn điện tử.
  • Lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử trên những phương tiện mang tin.
  • Gửi cho bên tìm file XML của hóa đơn điện tử.
  • Phục vụ cho quá trình thanh tra, rà soát của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp với thể trình file XML của hóa đơn điện tử để rà soát, đối chiếu.

Tương tự, file XML của hóa đơn điện tử thể hiện tính pháp lý cho toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm được cách tải hóa đơn điện tử định dạng XML để phục vụ cho những công việc liên quan.

2. Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn thuần, thuận tiện

Thông thường, doanh nghiệp với thể xem và tải file hóa đơn điện tử trên website tra cứu của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, để thuận tiện, nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên tải trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đang tiêu dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Doanh nghiệp Phát triển Khoa học Thái Sơn thì với thể ứng dụng cách tải hóa đơn điện tử file xml theo những bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Trước tiên, bạn cần truy cập vào hệ thống website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần tải

Tại giao diện chính của E-invoice, bạn ấn vào mục “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển tới giao diện tra cứu kèm theo hướng dẫn cụ thể.

Truy cập mục “Tra cứu” trên website của E-invoice.

Bạn nhập những thông tin để tra cứu bao gồm: Số hóa đơn, mã xác thực (5 ký tự đầu) hoặc mã nhận hóa đơn. Kế tiếp, bạn nhập mã rà soát và bấm “Tra cứu hóa đơn”.

Nhập những thông tin quan yếu để thực hiện tra cứu hóa đơn.

Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML

Sau lúc chọn tra cứu, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn điện tử mà bạn cần tải ở hai định dạng là .zip và .pdf. Bạn ấn nút “Tải về”, lưu ý click chuột vào ô “Dạng XML” để hoàn thành việc tải hóa đơn điện tử file XML về máy.

3. Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

Một vấn đề mà phần to Kế toán gặp phải sau lúc đã tải file XML của hóa đơn điện tử là ko đọc được dữ liệu. Lý do là vì thực chất của định dạng XML chủ yếu phục vụ cho việc san sớt dữ liệu giữa những hệ thống, ứng dụng được thuận tiện, mục đích chính ko phải sử dụng để đọc.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì với thể tham khảo cách đọc file XML của hóa đơn điện tử như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: http://hddt.einvoice.vn/.

Giao diện để tra cứu và đọc file XML của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp tiêu dùng E-invoice.

  • Bước 2: Nhấn vào “Chọn file” để tải lên file hóa đơn điện tử định dạng XML cần đọc.
  • Bước 3: Nhập mã rà soát.
  • Bước 4: Đọc dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn điện tử hợp thức, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Bạn với thể rà soát những thông tin hoặc thực hiện ký số (nếu cần).

Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn điện tử file XML.

Article post on: nongdanmo.com

Tuy nhiên, để ký số, bạn cần chuẩn bị những điều kiện cần thiết bao gồm: Chữ ký số và máy tính của bạn phải đảm bảo đã cài đặt chương trình để ký số.

Tương tự, nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, những thao tác tải file XML của hóa đơn điện tử, đọc dữ liệu hóa đơn đều được thực hiện đơn thuần, thuận tiện.

Nhằm sản xuất cho Kế toán phương tiện tương trợ đắc lực cho công việc, E-invoice tích hợp nhiều tính năng ưu việt. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, mọi thắc mắc hoặc vấn đề phát sinh đều được nhóm chuyên gia tương trợ 24/7 hướng dẫn tận tình, nhiều năm kinh nghiệm.


--- Cập nhật: 23-01-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ từ website www.meinvoice.vn cho từ khoá file xml hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử file XML là định dạng đề xuất của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cách mở để đọc file này, tải về và lưu trữ như thế nào thì ko phải kế toán và doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết chi tiết về phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML, cách đọc hóa đơn điện tử XML online thuận tiện và tiện lợi nhất cho dân văn phòng và dân thuế. 

>> Thời hạn đề xuất sử dụng hóa đơn điện tử
>> Tổng hợp những mẫu hóa đơn điện tử theo từng ngành ngành nghề
>> Danh sách phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất 2021
>> Bảng giá hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất
>> Cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh và xác thực nhất
>> Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp phải biết trước lúc sử dụng hóa đơn điện tử

1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của những trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng tiếng nói định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích san sớt dữ liệu điện tử giữa những hệ thống kỹ thuật thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

  • Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.  (Đối với hóa đơn điện tử với mã của cơ thuế quan thì với thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan tới mã cơ thuế quan)

Lúc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó:

  • File chứa dữ liệu hóa đơn (file XML): bao gồm đầy đủ những dữ liệu của hóa đơn. File này với trị giá pháp lý lúc chưa bị sửa đổi.
  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bản thể hiện của file XML trên nên ko với trị giá pháp lý.

Tương tự với thể thấy file XML của hóa đơn điện tử với vai trò quan yếu lúc doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp thức của hóa đơn. Tuy nhiên, lúc nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay do ko đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

Source: nongdanmo.com

2. Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử?

Lúc nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua Email/SMS, người tìm với thể mở và đọc file này trên hệ thống của nhà sản xuất hóa đơn điện tử. Đây là cách làm nhanh chóng và đơn thuần nhất.

Hoặc bạn với thể tham khảo Phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng XML xác thực nhất.

Dưới đây là hướng dẫn đọc dữ liệu hóa đơn điện tử file XML trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua phần mềm của nhà sản xuất MISA:

  • Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử (định dạng XML) về máy tính

– Mở email thông tin hóa đơn điện tử được người bán gửi tới

– Nhấn vào link liên kết trên email

– Tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy tính

  • Bước 2: Truy cập vào website Tra cứu Hóa đơn điện tử MISA tại liên hệ vào  https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/

– Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab Theo file xml

– Nhấn Chọn file và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về

  • Bước 3: Xem kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

Chương trình hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML:

Via @: nongdanmo.com

Lưu ý:

  • Ko chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
  • Nếu chọn file XML ko đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống sản xuất.

3. Mang phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML ko?

Tại Khoản Một Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người tìm hàng hóa, nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian sản xuất giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người tìm là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian sản xuất giải pháp hóa đơn điện tử với trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra những vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Tương tự, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà sản xuất hoặc doanh nghiệp với thể tải về để tự lưu trữ. Thời kì lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.

4. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi xml

Dưới đây là hướng dẫn đọc hóa đơn điện tử đuôi xml và hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học trên phần mềm đọc hóa  đơn điện tử đuôi xml.

Để tải và lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện những bước sau:

Bước 1: Sau lúc tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML:

Bước 2: Nhấn OK để tải hóa đơn về máy.

Bước 3: Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.

Sau lúc hoàn thành tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán với thể thực hiện lưu trữ theo thứ tự lưu trữ được quy định tại doanh nghiệp hoặc thực hiện theo gợi ý dưới đây để việc lưu trữ được khoa học, an toàn:

Với hóa đơn tìm vào:

  • Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông tin email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
  • Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
  • Lúc nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu Một file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
  • Sau đó mở hóa đơn ra rà soát sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào Một file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu lúc cần.
  • Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Với hóa đơn điện tử bán ra:

  • Lúc lập phiếu trước lúc ký nên bật chế độ xem trước để rà soát những thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và những tiêu chí hàng hóa, nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
  • Sau lúc ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước lúc gửi cho khách hàng để tránh sơ sót.
  • Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào Một file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu lúc cần
  • Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Hi vọng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn lúc bước đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đồng thời, tạo được sự khoa học, an toàn trong lưu trữ hóa đơn điện tử.

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi xml tốt nhất hiện nay

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước giám định cao về chất lượng, tương trợ và tính năng ưu việt đem lại cho Doanh nghiệp:

  • đọc Thuận lợi phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop
  • Thuận lợi kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời kì nhập liệu
  • Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT & xuất khẩu dữ liệu thuận tiện để kê khai thuế
  • Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT
  • ….

Article post on: nongdanmo.com

Recommended For You

About the Author: Bảo