Nhờ cách sắp xếp trên nên mỗi lúc mình cần tìm gì thì làm nhanh lắm.
2. Tận dụng những nhà cung cấp cloud
Cloud mà mình thích là Dropbox và Google Drive vì tốc độ nhanh, nhẹ nhõm, giao diện thân thiện, chứ còn OneDrive thì mình ko thích lắm. Việc sử dụng những nhà cung cấp lưu trữ cloud với những lợi ích sau:
- Bạn chẳng bao giờ lo việc mất file, mất bài... do máy tính bỗng nhiên hỏng hoặc bị lấy cắp, file của bạn trên máy chủ cả rồi. Lỡ laptop chết thì chỉ cần lên download lại file đó là xong, hoặc sắm máy mới thì sync hết về là đâu lại vào đấy. => chiếc này quan yếu nhất
- Mọi thay đổi của bạn đều được lưu lại ngay tức thì, và bạn với thể quay lại phiên bản cũ của file nếu lỡ "nghịch dại" làm mất nội dung trong file
- Thuận tiện san sẻ file cho người khác ngay cả lúc file đó rất to (Gmail và những app email nói chung thường giới hạn file gửi ở tầm 25MB thôi)
- File của bạn với thể truy cập ở bất kì đâu, bất kì máy nào. Lỡ lên trường ko cầm laptop thì vẫn mở ké sử dụng máy của bạn bè được
Anh em đang học đại học thì nhớ check với trường về việc với được miễn phí dung lượng lưu trữ trên Google Drive hoặc OneDrive ko nhé. Những trường đại học ở Việt Nam rất nhiều đều với hợp tác vởi Google và Microsoft để sản xuất nhiều nhà cung cấp free cho sinh viên, và lưu trữ cloud là một trong số đó.
Lưu ý rằng tài khoản cloud của trường cấp cho bạn thì nó đi theo tài khoản sinh viên của bạn, nên lúc đã hết học thì nhớ copy những file này sang tài khoản cloud của riêng mình chứ ko trường khóa tài khoản thì bạn ko thể truy cập lại chúng.
3. Đừng chỉ gửi file lúc cần làm việc nhóm
Lúc cần nhiều người cùng xem, chỉnh sửa, hoàn thiện Một bài luận hay Một file thuyết trình, đừng gửi file qua lại vòng vòng, một lúc là điên luôn đấy. Thay vào đó bạn nên tiêu dùng Google Docs, Google Slides để mọi người cùng chỉnh sửa trên Một file, bạn với thể thấy người khác đang chỉnh gì, hạn chế trùng ý, sai ý và mọi người với thể trao đổi, góp ý cực kì nhanh chóng. Sau lúc đã soạn thảo xong và lúc cần gửi file cho thầy cô thì bạn xuất file Docs, Sheets thành file Microsoft Office thường nhật rồi gửi là được.
Google Docs được xây dựng cho những tình huống như thế này nên nó chạy rất ngon, mà file của bạn lại liên tục được lưu trữ trên mây nên ko lo mất file (xem lại lợi ích ở mục 2). Hơn nữa Google Docs miễn phí, ở những trường ko với liên kết bản quyền Office với Microsoft thì bạn cứ nhằm đồ Google mà phang.
--- Cập nhật: 19-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Cách quản lý Folder trên máy tính theo phương thức ABC Method từ website tinhte.vn cho từ khoá cách sắp xếp file khoa học.
Hello ae, Trong bài viết hôm nay mình sẽ san sẻ cho những bạn một thủ thuật vô cùng hữu ích cho công việc cũng như là cuộc sống của mình đó là cách mà mình sắp xếp và hệ thống những Folder của mình.
Phương pháp tổ chức cơ bản nhất ROOT
Việc quản lý và tổ chức những Folder trong máy tính đối với mình là việc vô cùng cần thiết và quan yếu nó giúp mình thuận tiện tìm kiếm và lưu trữ tài liệu một cách thuận tiện hơn. Trước đây mình quản lý chính theo phương pháp rễ cây mà mình tin chắc rằng anh em cũng đang sử dụng phương pháp này mỗi ngày.
Từ một folder to mình sẽ chia thành những folder nhỏ hơn ví dụ trong Work lại với khách hàng 1, khách hàng 2. Trong khách hàng lại với dự án A, dự án B, ở mỗi dự án lại cần với sub folder nhỏ hơn và cứ như thế mỗi lần lưu file và tìm file mình lại phải click 5 tới 6 lần mới với thể truy xuất tới folder mà mình cần tìm. Và đôi lúc nó cũng khá là rối rắm để mình với thể nhớ được hết nữa chứ. Chính vì vậy mình cũng đã tìm hiểu trên mạng và tìm ra một phương pháp mình nghĩ là rất hợp lý để mình cũng như bạn với thể sử dụng để quản lý hàng tá thư mục đó một cách hiệu quả nhất. Phương pháp này gọi là ABC Method.
✅Phương pháp tổ chức folder ABC Method
Cách thực hiện phương pháp này cũng khá là thuần tuý. Ở folder chính ví dụ như dropbox hay icloud hoặc google drive hoặc ổ C: ổ D của bạn hãy tạo ra 26 folder tương ứng với 26 chữ chiếc của bảng chữ chiếc tiếng anh: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z.
Những bạn với thể cắt giảm một số folder nếu công việc của bạn ko bao giờ chứa tên đó. Tiếp tục trong mỗi folder sẽ là những sub folder liên quan tới công việc của bạn mà chữ chiếc trước hết khởi đầu bằng chữ chiếc của Folder cha. Ví dụ trong folder M mình sẽ để Một sub folder là Music ở đó thì mình lưu trữ những file nhạc của mình. Folder B mình sẽ để Một sub folder là Bookmarks Safari Backup nơi mình backup toàn bộ những bookmarks của trình duyệt Safari. vân vân cứ tương tự hệ thống Sub folder của bạn sẽ được sắp xếp vào 26 folder gốc theo thứ tự A B C. Nếu bạn với nhiều khách hàng thì những sub folder sẽ chỉ cần đặt thêm đuôi đằng sau ví dụ Photos Of Nga, Photo cua hang, Anh cua Hieu,….
Mình đang chuyển dần sang phương pháp này và đang cảm thấy khá hài lòng với nó, điểm yếu của phương pháp này là bạn khó với thể làm việc nhóm share folder với những người bạn khác vì những folder thường ở tách bạch nhau mặc dù chúng tới từ một khách hàng chẳng hạn. Nó sẽ thích hợp hơn nếu những bạn tiêu dùng trong việc quản lý thư mục tư nhân trên máy tính của những bạn.
Còn phương pháp cũ thì mình vẫn tiêu dùng song song, mỗi chiếc đều với điểm mạnh điểm yếu nên mình tận dụng cả Hai đều ok. Những bạn đang tiêu dùng cách quản lý folder nào san sẻ cho ae cùng biết nhé.
--- Cập nhật: 20-03-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Mẹo quản lý và sắp xếp file máy tính hiệu quả từ website download.vn cho từ khoá cách sắp xếp file khoa học.
Cách sắp xếp file trong máy tính như thế nào khôn xiết quan yếu bởi hành động này góp phần đảm bảo hệ thống chạy mượt mà và ổn định. Bài viết sẽ gợi ý cho bạn một số cách quản lý file trên máy tính thuần tuý nhưng hiệu quả nhé!
Xóa rác
Nếu với dữ liệu ko cần thiết trên máy tính, hãy tìm chúng và xóa ngay lúc với thể. Đây là giải pháp tốt để thu vén ổ đĩa, “đón” dữ liệu hữu ích mới. Bạn với thể tham khảo Hướng dẫn từng bước thu vén Windows 10 theo cách tốt nhất. Nếu vô tình xóa nhầm dữ liệu nào đó, bạn luôn với thể khôi phục nó từ Recycle Bin.
Nhóm file vào thư mục
Bạn với thể lập cấu trúc thư mục trên giấy trước lúc khởi đầu sắp xếp. Ví dụ, bạn với thể tách thư mục Pictures theo sự kiện, con người, địa điểm... hay tách Document thành tài liệu cho công việc và cuộc sống. Bạn cũng với thể tạo thư mục trong thư mục. Tuy nhiên, đừng thử phân cấp quá sâu bởi bạn sẽ phải click liên tục qua những thư mục để tìm thấy thông tin mong muốn.
Tạo quy ước đặt tên nhất quán
Một số mẹo quy ước tên đáng thử:
- Lúc tiêu dùng những số theo thứ tự ở đầu tên, hãy tiêu dùng số 0 để tương trợ phân loại (ví dụ: 001, 002).
- Đảm bảo phát âm và ngữ pháp chuẩn xác để chúng xuất hiện đúng trong mọi tìm kiếm.
- Đừng tiêu dùng chữ viết tắt bởi bạn dễ quên ý nghĩa của chúng sau một thời kì ko sử dụng thường xuyên.
Truy cập nhanh thư mục và tập tin
Thật tuyệt lúc sắp xếp file theo hệ thống thư mục nhưng bạn ko cần điều hướng qua cấu trúc này mỗi lần muốn tìm thứ gì đó. Windows với tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Bạn chỉ cần mở thực đơn Start, khởi đầu gõ và nó sẽ quét mọi thứ trên PC.
Bạn với thể ghim những thư mục thường tiêu dùng vào thực đơn Start. Click chuột phải và chọn Pin to Start để làm việc này. Ngoài ra, kéo thư mục vào thanh tác vụ để ghim nó tại đây. Sau đó, click chuột phải vào icon File Explorer, nó sẽ hiện trong phần Pinned.
Cuối cùng, bạn với thể điều chỉnh File Explorer để với tổng quan dữ liệu tốt hơn. Chuyển sang tab View trong Ribbon. Tại đây, bạn với thể chọn những phương pháp phân loại khác nhau, kích hoạt bảng Details, thay đổi bố cục Layout và nhiều hơn thế nữa. Bạn cũng với thể thay đổi tùy chọn theo từng thư mục. Ví dụ, bố cục icon to cho thư mục ảnh, dạng danh sách cho tài liệu...
Sử dụng những nhà sản xuất nhà cung cấp lưu trữ đám mây
Nếu thường xuyên hiệp tác với người khác qua tập tin hoặc di chuyển giữa những thiết bị như laptop & desktop, việc gửi file qua lại với thể thực sự khiến cho bạn đau đầu. Kết quả, bạn sẽ với nhiều file ở những nơi khác nhau. Để khắc phục vấn đề này, hãy sử dụng nhà sản xuất nhà cung cấp lưu trữ đám mây miễn phí như OneDrive, Google Drive. Những nhà cung cấp này thường tích hợp trực tiếp vào File Explorer nên bạn với thể quản lý toàn bộ file ở cùng một nơi và đồng bộ nó trên tất cả thiết bị.
Xóa file trùng lặp và tiêu dùng phím tắt
Sở hữu nhiều bản sao cùng một tập tin ko những lãng phí dung lượng mà còn ko đồng bộ được thay đổi giữa chúng. Điều này dẫn tới việc bạn sẽ với nhiều phiên bản khác nhau cho cùng một tài liệu. Đó chính là lí do bạn nên tiêu dùng một chương trình quét file trùng lặp như dupeGuru để kịp thời loại bỏ chúng.
Sử dụng ứng dụng ghi chú
Sử dụng những ứng dụng ghi chú miễn phí như OneNote, Evernote... sẽ giúp bạn lưu giữ những thông tin quan yếu trong công việc hay đời sống hàng ngày thay vì tốn tiền sắm giấy nhớ chỉ tiêu dùng được một lần rồi bỏ đi. Hầu hết app ghi chú đều cho phép bạn lưu file cục bộ hoặc online nên thuận tiện tiêu dùng trong tổ chức hay tư nhân.
Chỉ lưu file cũ nếu thực sự cần
Một số người thích tạo thư mục “Archive” trên máy tính để đưa những file cũ vào đó. Thế nhưng, hành động này thỉnh thoảng lại “giấu bụi dưới thảm”. Thông thường, một thư mục lưu trữ tiêu dùng để chứa những tập tin ko còn phải truy cập thường xuyên nhưng vẫn cần phải giữ lại. Nhìn chung, nó được tách riêng khỏi drive chính và bạn cũng với thể sử dụng những giải pháp lưu trữ rẻ hơn.
Để tìm lịch sử của một file, click chuột phải vào nó và chọn Properties. Tại đây, bạn với thể thấy thời khắc file được tạo - Created, đã sửa - Modified và được truy cập - Accessed.
Tập hợp những file vào nhóm theo ngày đã sửa thật thuần tuý. Trong File Explorer, click vào box tìm kiếm ở bên phải trên cùng, rồi tiêu dùng thực đơn thả xuống Date modified trên Ribbon. Bạn với thể liên kết thông số này với chuỗi tìm kiếm khác. Ví dụ, tìm file Doc được sửa sắp nhất vào năm 2019.
Nhìn chung, việc lưu file cũ ko gây tác động gì tới hệ thống. Bạn chỉ ko nên làm việc này nếu drive chính sắp hết dung lượng lưu trữ.
Trên đây là một số mẹo giúp bạn sắp xếp và quản lý file hiệu quả trên PC. Nếu biết thêm cách nào khác, đừng ngại san sẻ cùng Download.vn nhé!
