1. Đôi nét về sơ đồ trong word?
Trước lúc học cách làm sơ đồ trong word, chúng ta cần tìm hiểu sơ đồ là gì nhé. Sơ đồ hay còn gọi là lưu đồ, sơ đồ khối và riêng tiếng anh là Flowchart. Chúng trình diễn một quá trình những bước dưới dạng những loại hình hộp khác nhau theo thứ tự những mũi tên. Theo đó Frank Gibreth chính là vị kỹ sư trước hết tạo ra “Process Flow Charts” – Biểu đồ trật tự vào năm 1921.
Sơ đồ được tiêu dùng phổ biến trong trong thiết kế và dẫn chứng những công việc hoặc chương trình phức tạp. Chúng giúp hình ảnh hóa những vấn đề giúp người xem dễ hình dung việc gì đang diễn ra. Sau đó họ với thể tìm được nút thắc, điểm yếu của những vấn đề chưa rõ ràng khác trong vấn đề đó. Ko những thế trong quá trình vẽ sơ đồ trong Microsoft word bạn sẽ hiểu logic vấn đề và phân phối thông tin chi tiết để mọi thứ xuất sắc hơn.
Chung quy lại việc vẽ sơ đồ với những công dụng cụ thể như sau: Rà soát tất cả những quá trình; Truyền đạt những bước trong quá trình một cách dễ hiểu; hệ thống lại toàn bộ vấn đề, tri thức; Hoàn thiện trật tự bằng những loại bỏ những bước dư thừa; Tìm ra và khắc phục sự cố tiềm tàng; Cải thiện trật tự.
2. Hai cách làm sơ đồ trong word cơ bản mà đẹp, ko bị nhảy
Trong cuộc sống bất cứ người nào bất cứ công việc, ngành nghề nào cũng với thể sử dụng sơ đồ. Chỉ với một tẹo kỹ năng năng, trí tưởng tượng người tiêu dùng với thể thuần tuý hóa cuộc sống và công việc của mình bằng sơ đồ. Trong đó dụng cụ thuần tuý với sẵn và phổ biến nhất để tạo sơ đồ nhanh chóng là Microsoft Word. Vì vậy dưới đây hãy cùng tìm hiểu cách làm sơ đồ trong word thuần tuý nhé!
2.1. Cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art
2.1.1. Chọn sơ đồ mặc định thích hợp với hệ dung
- Bước 1: Bạn hãy mở word lên nhấp chuột vào chọn Insert => Smart Art. Lưu ý đối với word 2007, 2010, 2016 nút Smart Art sẽ nằm kế bên nút Shapes.
Còn đối với Word 2013 thì nút Smart Art sẽ nằm ở vị trí phía trên Chart lúc nhấn vào Insert.
- Bước 2: Lúc bạn vào hộp Smart Art sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn trong danh sách sơ đồ thích hợp với nội dung yêu cầu của mình nhất. Lúc chọn được sơ đồ thích hợp bạn hãy nhấn nút “OK”. Một số sơ đồ gợi ý như:
List (Kiểu sơ đồ danh sách)
Process (kiểu sơ đồ quá trình)
Cycle (kiểu sơ đồ tổ chức)
Hierarchy (kiểu sơ đồ tổ chức)
Relationship (kiểu sơ đồ quan hệ)
Matrix (kiểu sơ đồ ma trận)
Pyramid (kiểu sơ đồ kim tự tháp)
Picture (mẫu sơ đồ với thể chèn thêm ảnh từ bên ngoài)
2.1.2. Cách chỉnh sửa và bổ sung sơ đồ trong word
- Bước 3: Sau lúc đã chọn được loại sơ đồ thích hợp bạn hãy khởi đầu điền nội dung phần text để hiển thị bên trong sơ đồ.
Ví dụ: nếu bạn chọn cách làm sơ đồ trong word là Hierarchy (kiểu sơ đồ tổ chức). Bạn hãy nhập dòng chữ “Giám đốc” vào ô text trước hết và trên cùng. Điền theo thứ tự chức danh giảm dần ở những ô còn lại.
Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa hoặc bổ sung thêm bất kỳ ô nào trong mẫu sơ đồ bạn với thể tiêu dùng cách:
Add Shape Above – Chèn ô ở phía trên một mức
Add Shape Below – Chèn ô ở phía dưới một mức
Ví dụ như nếu bạn muốn chèn thêm một ô phía trên ô “Giám đốc” để thêm chức vụ “Tổng giám đốc” thì bạn hãy nhấn chọn vào ô “Giám đốc”. Tiếp theo di chuyển chuột tới Design chọn Add shapes chọn Add Shape Above. Lúc này phía trên sẽ xuất hiện ô mới trên ô “Giám đốc”. Lúc này bạn với thể nhập text dữ liệu chức vụ vào ô phía trên.
2.1.3. Cách vẽ trang trí sơ đồ tự làm trong word
- Bước 4: Nếu bạn cảm thấy đơn điệu với màu sắc cùng loại thuần tuý của sơ đồ bạn với thể thay đổi màu ô của chúng. Lúc này bạn hãy nhấp vào Design => Change Color. Sau đó chọn biểu tượng được gợi ý màu sắc với sẵn.
Chỉ những bước thuần tuý bạn đã với thể hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art. Những sơ đồ hệ thống sẵn này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm thời kì hơn rất nhiều. Đặc trưng là bạn ko phải sử dụng nhiều thao tác phức tạp, khó nhớ để biểu thị sơ đồ.
2.2. Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes
2.2.1. Vẽ sơ đồ thủ công
Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes sẽ tốn nhiều thời kì hơn so với cách vẽ bằng Smart Art. Chính vì thế muốn thực hiện nhanh hơn ở cách này bạn cần liệt kê những ý chính, lượt bớt những ý ko cần thiết. Điều này sẽ tinh gọn và biểu đồ được làm nhanh hơn.
- Bước 1: Bạn hãy vào word sau đó nhấn chọn Insert => sau đó chọn bất kỳ hình khối nào thích hợp và phối hợp.
- Bước 2: Bạn chọn vị trí muốn vẽ trên trang, tiếp theo nhấn chuột trái và kéo thả để tạo ra sườn hình đã chọn. Dựa vào những ý chính của vấn đề muốn thể hiện bạn hãy vẽ thêm số lượng hình khối tương ứng. Theo đó bạn hãy tiếp tục nhấn phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái (Lúc con trỏ xuất hiện dấu thap). Sau đó hãy tiến hành kéo thả hình ở những vị trí khác.
Một cách khác nếu bạn thấy khó với thao tác kéo thả chuột thì với thể bạn với thể tiến hành sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V.
Thao tác sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V sẽ giúp bạn đẩy nhanh tốc độ. Ảnh: Internet
- Bước 3: Bạn hãy điều chỉnh style theo thị hiếu. Vào chọn Format => trong đó sườn Shape Style sẽ với những chức năng như sau:
Shape Fill – Màu hình nền bên trong sườn hình
Shape Outline – Màu viền, độ dày của viền, kiểu viền nét đứt, nét liền…
Shape Effects – Hiệu ứng 3D, đổ bóng…
2.2.2. Tạo sự liên kết trong sơ đồ
- Bước 4: Hãy tiến hành vẽ thêm những đường thẳng hoặc những đường mũi tên để tạo sự liên kết. Lúc này bạn hãy vào Insert => Shapes => chọn đường mũi tên hoặc đường thẳng tùy thích.
2.2.3. Trang trí và hoàn thiện sơ đồ
Lúc vẽ sơ đồ trong word với nhiều hình ( đối tượng vẽ bằng shape), hãy nhóm chúng lại để tránh tình trạng xô lệch. Thay đổi bố cục được thực hiện bằng cách:
Nhấn phím Ctrl sau đó tiêu dùng chuột click vào chọn hết sơ đồ. Sau đó nhấp chuột phải để chọn Group.
- Bước 5: Hãy tiến hành điền nội dung text vào những hình hộp. Bước này thực hiện khá dễ bạn chỉ cần nhấp chọn hình, nhấp chuột phải chọn Add text sau đó nhập text vào.
- Bước 6: Sau lúc nhập dữ liệu xong là bạn đã hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes.
Hai cách làm sơ đồ trong word được hướng dẫn trên đây kỳ vọng sẽ phân phối cho bạn tri thức hữu ích. Sơ đồ sẽ giúp bạn thể hiện sự nhiều năm kinh nghiệm, khoa học và ghi được điểm cùng trong lòng sếp. Đặc trưng trong học tập, các thủ thuật word này cũng giúp ích rất nhiều cho việc hệ thống tri thức. Chúc những bạn thực hiện sơ đồ thành công và hài lòng nhé!
Ngọc Hân
