Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

Tạo thư mục hay rule trong Outlook sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp, quản lý email một cách gọn ghẽ, ngăn nắp và hiệu quả. Cùng theo dõi bài viết này để biết cách tạo thư mục trong Outlook và cách tạo rule tự động di chuyển, phân loại email nhé.

Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

I. Lợi ích việc tạo thư mục và phân loại thư trong Outlook

  • Sắp xếp tất cả những thư được gửi từ một liên hệ vào một thư mục.
  • Quản lý thư một cách hiệu quả theo từng thư mục riêng.
  • Tìm kiếm thư tiện lợi.

Đồ nhà táo sale tới 50%, xem ngay nhé bạn

II. Cách tạo Folder trong Outlook

1. Tạo trên trang web

Bước 1: Mở trang web Outlook, tại danh sách thực đơn ở bên trái giao diện, bạn hãy nhấn vào Tạo thư mục mới (New Folder).

Tạo thư mục mới

Bước 2: Nhập tên thư mục của bạn.

Nhập tên thư mục

Tương tự, bạn đã tạo thư mục thành công. 

Tạo thư mục trên web Outlook

2. Tạo trên phần mềm

Chọn New Folder

Bước 2: Nhập tên thư mục bạn muốn tạo.

Đặt tên thư mục

Tương tự, bạn đã tạo thư mục thành công.

Tạo thư mục thành công

III. Cách tạo Rule tự động di chuyển email bằng phần mềm 

1. Hướng dẫn nhanh

  • Nhấn chuột phải vào email > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule > Chọn From, subject, send to > Chọn Move the item to folder > Chọn Select Folder
  • Chọn thư mục > Nhấn OK > Nhấn OK > Chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.

2. Hướng dẫn chi tiết

Chọn Create Rule

Bước 2: Tại đây, bạn hãy tạo rule tự động di chuyển mail lúc thỏa mãn những điều kiện sau:

  • From: người gửi.
  • Subject contains: chủ đề chứa.
  • Send to: được gửi tới. 

Tùy chọn thực hiện những tính năng bạn muốn:

  • Display in the new item alert windows: hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
  • Play a selected sound: phát âm thanh được chọn.
  • Move the item to folder: di chuyển tới thư mục.

Tại mục Move the item to folder, bạn hãy chọn Select Folder.

Tạo quy tắc phân loại thư

Chọn thư mục

Bước 4: Tiếp tục nhấn OK.

Nhấn OK

Article post on: nongdanmo.com

Chạy quy tắc cho mail cũ

Hộp thư của bạn đang được phân loại theo quy tắc đã tạo.

Hộp thư của bạn đang được phân loại

TẬU NGAY LAPTOP MỚI GIÚP DÙNG OUTLOOK MƯỢT MÀ, CHẤT LƯỢNG CAO

IV. Cách tạo Rule tự động chuyển email bằng trình duyệt web

1. Hướng dẫn nhanh

  • Mở Outlook trên web > Nhấn vào biểu tượng cài đặt > Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook > Bạn hãy chọn Thư > Chọn Quy tắc > Chọn Thêm quy tắc > Bạn hãy nhập tên quy tắc > Chọn thêm điều kiện > Thêm hành động > Nhấn vào Lưu để tạo quy tắc.

2. Hướng dẫn chi tiết

Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook

Chọn Quy tắc

Bước 3: Chọn Thêm quy tắc mới (Add new rule).

Chọn Thêm quy tắc

Bước 4: Bạn hãy nhập tên quy tắc (Name your rule).

Nhập tên quy tắc

Source: nongdanmo.com

Bước 5: Chọn thêm điều kiện (Add a condition) bạn muốn. Ví dụ bài viết này mình chọn điều kiện Từ (To).

Thêm điều kiện

Sau đó, thêm email người gửi. Bạn cũng sở hữu thể nhấn Thêm một điều kiện khác (Add another condition)  để tạo quy tắc với nhiều điều kiện khác nhau.

Tạo nhiều điều kiện lọc

Thêm hành động

Thêm quy tắc thành công!

Tạo quy tắc phân loại email thành công

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại nhanh nhất, tiện lợi thực hiện. Kỳ vọng bài viết sẽ sở hữu ích với bạn. Chúc những bạn thành công!

Nguồn: https://support.microsoft.com


--- Cập nhật: 27-01-2023 --- nongdanmo.com tìm được thêm bài viết Cách tạo quy tắc (Rules) trong Outlook từ website thuthuatphanmem.vn cho từ khoá cách bỏ rule trong outlook.

Phần mềm quản lý mail Outlook giúp những bạn sở hữu thể quản lý những email gửi vào hộp thư nhưng mỗi ngày đều sở hữu rất nhiều bức thư được gửi tới và nó đều nằm trong Hộp thư tới, tương tự nhiều bức gom vào sẽ rất lộn xộn lúc ko được sắp xếp. Hôm nay ThuThuatPhanMem.vn sẽ hướng dẫn những bạn cách sử dụng Rules để sở hữu thể sắp xếp và thực hiện những lệnh tự động trong Outlook.

Via @: nongdanmo.com

1. Quy tắc Rules trong Outlook là gì?

Quy tắc Rules trong Outlook giúp những bạn quản lý những email trong hộp thư của mình được hiệu quả hơn. Nó cho phép những bạn di chuyển thư từ thư mục này sang thư mục khác, gắn những cờ khác nhau để phân loại thư và thậm chí còn giúp những bạn trả lời email tự động…v.v…

Quy tắc Rules phổ biến nhất mà người tiêu dùng hay sử dụng bởi Outlook đó là tự động chuyển thư sang thư mục thích hợp lúc sở hữu thư gửi tới.

2. Cách tạo quy tắc Rules trong Outlook

Để sở hữu thể tạo một Rules mới trong Outlook những bạn sở hữu thể làm theo những bước sau đây. Trước tiên bạn click chọn một mail liên quan tới những quy tắc mình muốn đắt (ví dụ như bạn muốn thực hiện những thao tác tự động liên quan tới người gửi, tiêu đề gửi…v.v… của bức thư điện tử đó).

Tiếp đó những bạn ribbon Home trên thanh dụng cụ, sau đó click vào Rules trong nhóm Moves rồi chọn Create Rule.

Hoặc những bạn sở hữu thể chọn cách click chuột phải vào email đó và chọn Rules trong danh sách vừa hiển thị và chọn Create Rule ở đây.

Ô cửa sổ chức năng Create Rule sẽ xuất hiện trên màn hình, tại đây những bạn sở hữu thể tạo những cài đặt liên quan tới quy tắc Rules muốn đặt.

Trong phần When I get email with all of the selected conditions, những bạn sở hữu thể đặt ra những luật liên quan để lọc những loại mail mà mình cần. Những bạn sở hữu thể lọc mail dựa vào ba tiêu chí sau:

- Subject contains: Tiêu đề gửi thư, sở hữu thể thực hiện những thao tác với những bức thư sở hữu tiêu đề tương tự.

- Sent to: Vì Outlook cho phép những bạn quản lý nhiều mail cùng một lúc cho nên những bạn sở hữu thể đặt ra những hạn chế thực hiện với những email gửi tới liên hệ mail nhất định nào đó mà mình đang quản lý.

Lưu ý rằng những bạn cũng sở hữu thể tạo nhiều lựa chọn cùng một lúc với cả ba điều kiện lọc trên.

Tiếp theo những bạn tạo phần cài đặt cho Do the following.

Sau lúc đã lọc được những mail thích hợp với điều kiện kể trên, những bạn sở hữu thể thực hiện những thao tác tự động sau:

- Display in the New Item Alert window: Với thao tác này, những bạn sở hữu thể hiển thị cửa sổ thông tin lúc sở hữu mail mới gửi tới.

- Play a selected sound: Phát ra âm thanh thông tin mà mình cài đặt sẵn. Những bạn sở hữu thể nghe thử âm thanh thông tin đó bằng cách click vào nút Play hình tam giác. Muốn đổi âm thanh thông tin thì bấm vào Browse và chọn file âm thanh.

- Move the item to folder: Có nhẽ đây là chức năng Rules thường được chú ý sử dụng nhất. Nó sẽ giúp những bạn gửi những bức thư tới thư mục do bạn lựa chọn trong Outlook. Những bạn chỉ cần chọn một thư mục muốn chuyển thư tới và bấm OK.

Ngoài những quy tắc Rules thuần tuý kể trên, những bạn còn sở hữu thể thực hiện những thao tác phức tạp hơn trong Advanced Options.

Trong này, sở hữu rất nhiều những quy tắc tạo Rules đã được lập sẵn với Step 1 là bước lọc thư và Step 2 là những thao tác thực hiện với thư đó.

Sau tất cả những bạn cần bấm OK hoặc Finish để hoàn thành việc cài đặt quy tắc Rules cho Outlook. Phần mềm sẽ mất một tí thời kì để sở hữu thể thực hiện quy tắc bạn vừa cài đặt.

Cảm ơn những bạn đã đọc bài viết Cách tạo quy tắc (Rules) trong Outlook của ThuThuatPhanMem.vn chúng tôi. Bài viết tạo quy tắc Rules trong Outlook tới đây là hết, chúc những bạn sở hữu thể thực hiện thành công thủ thuật này.

Article post on: nongdanmo.com

Recommended For You

About the Author: Bảo