Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản lý kho được sử dụng phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp tháo gỡ những trở ngại trong việc kiểm soát hàng hóa. Mời bạn tải file excel bảng xuất nhập tồn kho hàng hóa và xem hướng dẫn cách lập chi tiết trong bài viết này
1. Những số liệu cần sở hữu trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel
Đối với những doanh nghiệp, đặc trưng là những doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa chưa to thì việc lựa chọn Excel để quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa được coi là giải pháp giúp tiết kiệm.
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel cần sở hữu những số liệu dưới đây:
- Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính
- Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền
- Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới 4 thông tin cơ bản trước lúc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể:
- Bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo đơn vị ngày hoặc theo tháng nếu doanh nghiệp kiểm kê theo tháng.
- Số lượng hàng hóa trong ngày
- Sổ lượng hàng hóa trong ngày
- Số lượng tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho
File Excel quản lý kho cần sở hữu mẫu phiếu xuất/nhập kho: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền để theo dõi xác thực và đầy đủ nhất.
2. Những bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn thuần tuý
Để xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp sở hữu thể thực hiện theo những bước dưới đây:
Sheet thông tin doanh nghiệp bao gồm những nội dung dưới đây:
+ Đặt công thức name box từ ngày với tên: ngay1
+ Đặt phương pháp name box tới ngày với tên: ngay2
+ Những công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú (insert comment)
+ Lúc phát sinh nhập xuất hàng hóa, kế toán doanh nghiệp cập nhật những thông tin vào sheet này
+ Sử dụng hàm và “&” để nối tên nội dung doanh nghiệp và liên hệ, mã số thuế: làm mướn thức tại A1 sau đó kéo copy phương pháp xuống là bạn sở hữu kết quả cần làm
+ Tại cột số phiếu đặt công thức mãng tại namebox là : SOPHIEU
+ Mong muốn thu thập ko giới hạn ô hãy chọn: ctrl + shift+Mũi tên đi xuống
+ Tại cột số lượng nhập đặt namebox: SLN
+ Tại cột số lượng xuất đặt namebox: SLX
+ Tại cột thành tiền nhập đặt name box là: TTN
+ Tại cột thành tiền Xuất đặt name box là: TTX
Sheet danh mục người sử dụng, kế toán doanh nghiệp thực hiện những thao tác cụ thể sau:
+ Tại cột Mã khách hàngđặt name box là: MKH
Sang sheet Nhập Xuất : tạo danh sách chọn mã khách hàng
+ Tại cột Mã doanh nghiệp
Allow: list
Source: = MKH vừa đặt bên danh mục khách hàng vừa tạo mãng
Để phục vụ việc tìm mã khách hàng, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong danh sách
+ Sử dụng những hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên người sử dụng, liên hệ, MST tìm kiếm trên hạ tầng mã người tiêu sử dụng
+ Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán
+ Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet danh mục mã vật tư tương tự rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà
+ Ở sheets này Mã vật tư cho tới thành tiền tồn đầu thìa là trống ko cần lập công thức
+ Tại cột Mã Vật Tư đặt name box là: MVT
Chuyển sang sheet nhập xuất : Tạo list danh mục vật tư chọn lúc xuất sử dụng
+ Tại cột Mã Vật Tư
+ Sử dụng những hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên: Vật tư, đơn vị tính
Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.
+ Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì ko hề sở hữu công thức gì phần này lúc nhập liệu phải nhập thủ công tay
+ Cột
+ Cột số lượng xuất thì ko hề sở hữu phương pháp gì phần này lúc nhập liệu phải nhập thủ công tay
+ Cột đơn giá xuất kho sử dụng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Để tránh tình trạng âm kho lúc xuất sử dụng thì kế toán làm thêm hai cột rà soát tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất
+ Tại cột Mã Vật Tư đặt name box là: MNX
Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm Sumif của những mặt hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo định kỳ.
- Những phương thức quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
- Thứ tự xuất kho 6 bước hoàn chỉnh
3. Lưu ý để quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả
Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa thuận tiện hơn, tuy nhiên do những file được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công việc tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán ko ít thời kì và công sức. Chính vì vậy, để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
+ Thiết kế file Excel quản lý kho thích hợp với doanh nghiệp mình
+ Nhập liệu thông tin xác thực
+ Trang bị tri thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel
Ngoài ra, lúc sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel những doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về việc trang bị những tính năng bảo mật nhằm hạn chế những virus gây hại và những file quản lý cần nhập hàm đúng về những trị giá tham chiếu để hạn chế sơ sót số liệu.
Sử dụng Excel để quản lý nhập xuất tồn kho mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tầm giá. Tuy nhiên, kế bên những lợi ích mang lại Excel cũng còn nhiều mặt hạn chế trong công việc quản lý tồn kho hàng hóa. Kế toán doanh nghiệp phải nhập tay hàng nghìn mã hàng, mỗi mã hàng tạo thành từng sheet riêng lẻ, độc lập do đó mỗi lần làm báo cáo kế toán lại mất ko ít thời kì, công sức để tổng hợp.
Do đó, hiện nay hầu hết những doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Nhiều Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp những tính năng quản lý kho tiện ích như:
- Tương trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho
- Đáp ứng tất cả những phương pháp tính giá xuất kho:
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khuông, mã vạch, hạn sử dụng; Cho phép quản lý hàng hóa thuận tiện theo nhiều đơn vị tính
- Đặc thù, phần mềm sở hữu khả năng nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp sở hữu kế hoạch nhập mới hay sở hữu phóng thích hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
Tác giả tổng hợp: Kiều Lục
13,304
