Sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản lý kho của những doanh nghiệp khôn cùng hiệu quả và được sử dụng phổ biến. Chính vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng file Excel đơn thuần nhất nhé!
Mẫu file Excel quản lý kho đơn thuần
Dưới đây là một số mẫu file quản lý kho cơ bản nhất làm trên Excel mà bạn sở hữu thể tham khảo:
Những số liệu cần sở hữu trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
Lúc thực hiện làm bảng xuất nhập tồn hàng hoá trên Excel bạn phải sở hữu đầy đủ những số liệu sau:
File Excel xuất nhập tồn hàng hoá cần sở hữu bảng số liệu ghi lại số lượng mã hàng hoá, chứng từ, tháng ngày cụ thể bao gồm:
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
- Con số xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền
File Excel quản lý kho cần sở hữu mẫu phiếu nhập/xuất kho: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hoá, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Tải file Excel quản lý kho đơn thuần miễn phí tại đây
Mẫu file quản lý kho cho shop: TẠI ĐÂY
Mẫu file quản lý kho bằng Excel cho nhà máy: TẠI ĐÂY
Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Để sở hữu thể quản lý kho hiệu quả bằng file Excel, bạn cần lưu ý một số điều sau:
Phải thiết kế file Excel quản lý kho thích hợp với shop mình
Tuỳ vào từng đặc tính sản phẩm, tình hình kinh doanh mà những shop sẽ thiết lập được file Excel quản lý tồn kho phù thống nhất. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin xác thực, nhanh chóng và tiện dụng kiểm soát, đồng bộ kho dữ liệu của mình.
Phải sở hữu tri thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản
Lúc sử dụng Excel bạn cần nắm vững một số tri thức cơ bản như sau:
- Thao tác về nhập và thống kê dữ liệu
- Theo tác xử lý tập tin
- Những kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính
- Sử dụng thông thạo những hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,…
Thông tin cần xác thực
Thông tin ghi chép trong file quản lý đòi hỏi sự xác thực nhất, tránh sơ sót, nhầm lẫn sẽ tác động tới kết quả chung.
Những lưu ý khác
- Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu tỷ mỉ, tránh sơ sót
- Lưu y chỉnh trước độ rộng của ô rồi mới viết hàm
- Trang bị thêm tính năng bảo mật để bảo vệ tài liệu khỏi virus gây hại, người ngoài.
- File quản lý cần nhập hàm đúng về những trị giá tham chiếu.
Những rủi ro lúc quản lý kho bằng Excel
Tuy là phần mềm quản lý hữu ích nhưng sử dụng Excel quản lý kho cũng sở hữu thể tồn tại nhiều hạn chế gây khó khăn cho người tiêu dùng mà bạn cần lưu ý. Cụ thể như sau:
Nhập liệu thủ công, mất thời kì, dễ sơ sót, nhầm lẫn
Sử dụng file Excel đòi hỏi người quản lý phải nhập thủ công từng số liệu, thông tin. Số liệu thông tin quá to sẽ dễ gây nhầm lẫn lúc nhập, tác động tới toàn bộ hệ thống.
Vì thế lúc sử dụng bảng Excel thì người nhập cần rà soát lại nhiều lần gây tốn thời kì và lãng phí tiền tài doanh nghiệp.
Dữ liệu ko được bảo mật, dễ mất
Những file Excel quản lý kho lưu trữ trên máy tính tiêu dùng chung cho cả shop sẽ ko đảm bảo được tính bảo mật tuyệt đối. Ngoài ra, Excel còn chưa sở hữu tính năng phân quyền cụ thể hoặc hiện lịch sử chỉnh sửa của tư nhân nên dữ liệu dễ điều chỉnh và khó phục hồi.
Quản lý công nợ với nhà sản xuất dễ bị nhầm lẫn
Lúc lưu trữ quá nhiều thông tin trong cùng một file quản lý kho thì sẽ dễ gây ra nhầm lẫn giữa những trường dữ liệu đặc trưng là công nợ của những nhà sản xuất. Điều này tác động tới hoạt động kinh doanh của những shop.
Ko cập nhật số liệu liên tục với những phòng ban khác
File quản lý hàng tồn kho bằng Excel ko chạy trên nền tảng internet nên ko thể đồng bộ số liệu liên tục với những phòng ban, phòng ban khác. Vì thế, lúc sở hữu sự thay đổi hàng hoá trong kho phải tiến hành kiểm kho sau đó mới báo cáo được số lượng hàng hoá xác thực gây nên nhiều sự bất tiện.
Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng ko thể báo cáo kinh doanh
Lúc quản lý xuất nhập tồn hàng hoá kho bằng Excel thì bạn sẽ ko thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cả shop mà chỉ xem được một số bảng tính, biểu đồ đơn thuần về dữ liệu xuất nhập tồn hàng hoá. Đây chính là nhược điểm to nhất của Excel.
Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hoá hàng ngày bằng file Excel chi tiết nhất. Kỳ vọng bài viết đã sản xuất cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Trân trọng!
